一年の中で年末が非常に億劫に感じる人は少なくないでしょう。なぜなら、面倒な作業を行わなければいけない年末調整の存在があるからです。
そんな会社の中で年末調整の業務を担当する方々や、その会社の年末調整対象者である従業員の方々の悩みを少しでも解決するために、今回の記事では、オンライン一本で年末調整の計算を楽に行ってくれるツールやサービスを紹介するので、是非最後まで拝見してみてください。
300人以上の規模を持つ会社でも問題なし
会社員として生活していると、会社が自分のためにやってくれているので、税金を払うという行為を意識しなくなることがあります。
しかし、その裏でその会社に属する方々の中には、年末調整の業務を毎年行う人がいることを忘れてはなりません。
特に、会社規模が約300人以上を超える、いわゆる比較的大きいといされる会社では、その規模分の従業員を抱えているため、より年末調整の計算に苦労することも予測されます。
しかし、今回の記事ではオンラインで比較的容易に年末調整の計算をしてくれるツールを紹介するので、少しでも担当者や従業員両方の方々の役に立てれば幸いです。
そもそも年末調整と確定申告の違いとは？
年末調整とは、会社が支払った給与の所得税額を計算する手続きのことをいいます。
年末(1年分の給与が確定した時)に、給与から税額を差し引いて計算します。収入源が1つしかない場合は、年末調整で所得税額が確定するため、確定申告の必要はありません。
確定申告とは、10種類の所得すべてに関わる所得税の金額を計算する手続きです。確定申告では、翌年の3月15日までにその年の所得を計算し、確定申告をして納税する必要があります。
このように、年末調整と確定申告は、どのように行うのか、いつ行うのか、どのような所得が対象となるのかなど、様々な点で違いがあります。
年末調整
会社員や公務員などは、毎月の給料から税金が天引きされています。給料からあらかじめ税金が天引きされていることを源泉税といいます。
しかし、毎月の納税額が必ずしも正しいとは限らないため、年末に最終的な納税額を調整することになります。
年間の納税額は、1月1日から12月末までに支払った年間の給与所得から各種控除を差し引いて得た所得金額に、当該所得水準に応じた税率を乗じて計算されます。会社は年末調整を行うと、その年に支払った税金が過大であれば還付し、過少であれば徴収して納税を完了させます。
これが給与の支払者の義務です。
確定申告
個人がその年の所得を計算して、納めるべき税額を確定するために確定申告を行うことを確定申告といいます。会社員は年末調整で給与にかかる所得税を精算しますが、個人事業主は確定申告で所得税を計算して納税するので、納税のための資金をあらかじめ手元に置いておく必要があります。
納税に備えて資金管理をしておく必要があります。また、ほとんどの人は会社の源泉徴収や年末調整で所得税の計算が完了しますが、年収や副業によっては確定申告をしなければならない人もいることは注意が必要です。
今回は前者である年末調整の方をテーマに書いていきます。
年末調整ツール
メリットと機能
年末調整に労務管理・給与計算ソフトを利用するのが一般的になってきており、利用率は全企業の44％程度と言われています。
煩雑な年末調整を手作業で行うよりも、労務管理・給与計算ソフトを利用することで、時間のかかる作業を簡略化し、短時間で手間を省くことができます。
年末調整とは、まず従業員のその年の労働量を正確に把握して給与を計算し、控除などを加味して過不足を補う作業のことです。
長年年末調整に携わっている人であればスムーズに行うことができますが、従業員の人数が多い場合には手続きが煩雑になり、非常に時間がかかってしまいます。そのため、専用ソフトの利用がおすすめです。
以前はデバイスにインストールするタイプが主流でしたが、現在はクラウド型のシステムが増えています。
クラウド環境で管理をシステム化することで、法改正や率変更に自動で対応できるだけでなく、多くの書類がクラウド上で作成されるため、従業員とのコミュニケーションが格段に楽になります。
また、労務管理ソフトの主な機能は勤怠管理と労務手続きですが、最近では個人番号の管理も必須の機能となっています。
従業員の勤怠管理を一元的に行うことができ、年末調整も一貫して行うことができるので、どのような規模の企業にもおすすめです。
そして、給与計算ソフトで税金を計算します。給与計算ソフトは、従業員の基本給、福利厚生、保険料、税金などを簡単に計算することができます。
また、給与明細書や源泉徴収票を作成する機能もあり、従業員数の多い企業には欠かせないツールになっています。
導入事例
運輸系企業
人事労務管理の負担とコストを軽減させるために導入。導入時の課題を解決するための特設会場の設置。年末調整・採用手続きのペーパーレス化に成功。
学校法人
年末調整業務のペーパーレス化を目的に導入したところ、約2日間の作業を1時間に短縮し、6,000枚の印刷用紙が不要になる。今後は社員の働き方改革に向けた新たな取り組みの推進していく。
サービス業を展開する企業
雇用契約書や年末調整など膨大な量の書類が課題だったが、約19,000人分の年末調整の電子化に成功し、約28,000枚の書類を削減された。また、スタッフの残業を半減できた。
卸売・小売系企業
年末調整の改善に着手したところ、当たり前だった残業がなくなりました。ついでに雇用契約書がペーパーレス化された。
プロダクト紹介
SmartHR
株式会社SmartHRが提供するサービス「SmartHR」は、入退社や年末調整に必要な労務手続きや人事労務情報の管理を容易にするクラウド型人事労務管理ツールになります。
社保や雇用保険の書類作成に必要な情報を従業員から直接クラウド上で収集し、収集した情報をもとに書類を自動作成し、ワンクリックで電子的に行政に提出することができます。
APIが提供されているので、勤怠管理などの社内システムとの連携も容易です。2018年9月現在、従業員2名から1万人まで規模を問わず1万8,000社以上の企業が導入しています。
今回はこのSmartHRというサービスの年末調整の部分に特に注目していきます。
SmartHRの年末調整機能は、基本的な作業をわずか3ステップで完了させることができます。
- 従業員がSmartHRの質問をフォロー
- 収集した情報をCSVファイルとしてエクスポート
- 源泉徴収票をオンラインで完結
このような3ステップをオンラインで比較的簡単に完結できてしまうのが、SmartHRになります。
また、年末調整のよくある悩みをSmartHRが管理者と従業員の両方の立場で解決してくれます。
管理者の場合、帳票の印刷・配布・収集が難しいと悩みますが、PCやスマホですべて完了するので、紙の印刷・配布・回収はもういらないのです。
また、社員からの質問が多くて大変ということに関しては、アンケートに答えるだけで、簡単な手続きになり、質問が激減します。
従業者の場合、アンケートの記入方法がわからないという悩みに対しては、アンケートに記入するだけなので誰でもできるのです。
そして、紙の管理が面倒で紛失することがあるかもしれないという不安がある方も少なくないですが、メールで招待され、PCやスマホで手続きが簡単にできるような仕組みになっています。
クラウド会計ソフトfreee
クラウド会計ソフトfreeeは、株式会社freeeが運営するクラウド型の年末調整ソフトです。年末調整、給与計算、人事データ管理、勤怠管理を一元管理できるのが特徴です。
このソフトの最大のメリットは、年末調整のための情報収集が簡単にできることです。ペーパーレスで情報収集ができ、進捗状況をステータスで一元管理することができます。
さらに、従業員へのリマインダーメール機能も付いているので、従業員からの書類収集の悪さに悩んでいた方にもおすすめです。
年末調整を自動計算してくれるだけでなく、収集した情報をもとに提出書類を自動生成してくれます。これにより、年末調整にかかる時間や作業を大幅に削減することができます。
給与奉行
給与奉行は、オービックビジネスコンサルタンツ株式会社がリリースしているインストール型の給与計算ソフトです。
インストール版のほか、クラウド型の「給与奉行クラウド」も運営しています。年末調整の処理を短時間で行うことができる機能を搭載していて、従業員の扶養親族や保険料の納付額を入力するだけで、税金の過不足額を自動計算してくれる。
提出書類もシステム内のボタンを押すだけで簡単に印刷することができます。
また、12月分の給与や賞与の支払いが終わっていなくても、所得控除や家族情報など年末調整に必要なデータを先に入力することができるので、担当者の時間を効率的に使うことができます。
また、給与や保険料の自動計算や有給控除一覧表の自動作成など、バックオフィス業務の効率化につながる様々な機能が標準搭載されているのでおすすめです。
良い口コミ
SmartHR
従業員の労務情報を日常的に管理するだけでなく、給与明細書の配布や年末調整時のわかりやすい入力フォームとしても活用できます。
また、個人ページは法定台帳の3つのうちの1つである労働者台帳としても利用することができます。
細かいところまで完璧ではなく、あったらいいなと思うところもありますが、アップデートされて改善されています。
出典：https://www.itreview.jp/products/smarthr/reviews/58032
煩雑な労務手続きを事業主がパソコンに入力すると、その情報が自動的に社内データベースに蓄積されるので、事務処理の軽減には良いシステムだと思います。
今後、ハンコ文化は徐々になくなっていくと思いますので、これを機に電子化された手続きの流れを導入していきたいと思います。
出典：https://www.itreview.jp/products/smarthr/reviews/52632
今まで手書きだった年末調整書類をすべてクラウド上で適用し、作業負荷を大幅に軽減します。
入力途中で入力漏れやミスがあってもシステムが表示してくれるので、初めての方でも安心です。また、提出後の人事部とのやりとりが不要なので、ストレスもありませんでした。
出典：https://www.itreview.jp/products/smarthr/reviews/52582
クラウド会計ソフトfreee
確定申告書の操作はとても簡単なので、会計の知識がない初心者でも確定申告書の作成にたどり着くことができます。
また、所定の書式に沿って入力するだけで請求書を作成することができ、綺麗な書類を作成することができるのでとても便利です。
出典：https://www.itreview.jp/products/cloudkaikei-freee-basiceplan/reviews/41504
直感的な簿記。ある程度会計の知識があると戸惑うかもしれませんが、会計ソフトが初めての方には特におすすめです。
複式簿記の概念がなくても、家計簿のように直感的にデータを入力すれば、自動で集計してくれます。
出典：https://www.itreview.jp/products/cloudkaikei-freee-basiceplan/reviews#review-39444
自動会計」という機能があります。銀行口座やクレジットカードを登録して何度か仕分けをしておけば、仕分けパターンを記憶して半自動で仕分けをしてくれるので、経理にかかる時間を大幅に短縮することができます。
また、必要なデータをCSV形式でダウンロードすることができるので、自分の都合の良いように処理することができて便利です。
出典：https://www.itreview.jp/products/cloudkaikei-freee-basiceplan/reviews/25851
給与奉行
多機能な給与計算システム。こんなにたくさんのことができるんだと後から知って驚きましたし、まだまだ知らない機能もあるような気がします。
特に良いと思ったのは、自動化できるものが多いということです。給与奉行を使い始める前は、別のシステムを使っていました。手入力や直接入力をしなければならないこともありました。
しかし、全て代行してくれました。初期設定だけで済んでいました。しかし、初期設定が完了してしまえば、工数の削減はかなりのものです。
出典：https://www.itreview.jp/products/kyuyobugyocloud/reviews/58817
導入前は手入力が必要でしたが、勤怠データの取り込みがスムーズにできるようになり、給与担当者の業務が大幅に改善されました。
また、法改正に対応するために自動で更新してくれるのも非常に助かります。機能が多く、初めて給与奉行を使う方は戸惑うかもしれません。
しかし、サポートが充実しているので、すぐに使いこなせるようになると思います。すぐに使いこなせるようになると思います。
出典：https://www.itreview.jp/products/kyuyobugyocloud/reviews/48184
勤怠管理、給与計算、年末調整に使っています。
高機能で変則的なシフトにも対応しているのが素晴らしいです。
うちの場合は半テレワークもやっているので、在宅勤務の設定もできますし、在宅勤務に申し込んだ人がいるかどうかも瞬時に確認できます。
以前は面倒でミスだらけだった年末調整の作業が格段にスムーズになりました。バージョンアップも頻繁に行われており、失敗も少なく、機能面でも大変満足しています。
出典：https://www.itreview.jp/products/kyuyobugyocloud/reviews/47801
悪い口コミ
SmartHR
マイナーアップデートや年に一度の運用があると、UIが今までと違っていて混乱することが結構あるので、新しいUIにはもっと分かりやすいガイドがあってもいいのにと思うことがあります。
出典：https://www.itreview.jp/products/smarthr/reviews/58032
特に改善すべき点は見当たりません。システム管理者にとっても雇用主にとっても使いやすいUI設計になっているので、覚えることが少なく、ヒューマンエラーも少ない。
出典：https://www.itreview.jp/products/smarthr/reviews/52632
クラウド会計ソフトfreee
レシートを撮影して自動登録してくれる機能は、レシートがうまく読み取れないことが多く、期待していたほど使い勝手が良くありません。読み取り機能をバージョンアップしてほしいです。
出典：https://www.itreview.jp/products/cloudkaikei-freee-basiceplan/reviews/41504
変則的な仕訳の入力が大変です。機能としては、仕訳入力メニューから直接仕訳入力することも可能ですが、自由な発想ではあまりお勧めできないような気がします。
例えば、前受金があって、それを1ヶ月ずつ売上に転記したい場合、前受金を転記した行から「修正」して1ヶ月ずつ入力する必要があります。
機能の意味はわかりますが、操作が面倒です。特に会計や簿記の概念を知っているとストレスになります。経理部の仕事の流れにまで影響してしまう。
出典：https://www.itreview.jp/products/cloudkaikei-freee-basiceplan/reviews#review-39444
給与奉行
情報の呼び出しやCSVのインポート、再計算などは、従業員や項目が多いとかなりの時間がかかります。
従業員が多い場合や項目が多い場合は、かなりの時間がかかります。再計算やインポートが、待たされることなく素早くできるようになれば、さらに良いですね。
また、年末調整などの繁忙期には、サポートセンターへの電話が全く繋がらなくなります。実際にはWebからの問い合わせしかできず、不明な点があっても回答されるまでにリードタイムがあります。
繁忙期にはサポートスタッフを増やすか、チャット機能を導入するのが良いと思います。
出典：https://www.itreview.jp/products/kyuyobugyocloud/reviews/58817
弊社の場合は、前製品からのアップグレードとして導入したため、他社製品との機能比較はしていませんが、特に改善してほしい点はありません。
出典：https://www.itreview.jp/products/kyuyobugyocloud/reviews/48184
