物流連鎖の一つである倉庫業ですが、生産と消費を結ぶ産業としてとても重要な役割を担っています。
今後、ネットでの通販が主流になり物流への需要がますます大きくなっていきます。そうなると管理する内容が増え、そして複雑になっていきます。
また、現場の大小にかかわらず、無駄なことに対して時間やお金をかけていられなくなります。
運送業がDX化を促進するとの記事が昨年2020年の新聞に記載され、今後DX化への動きが激しくなって来くると予想されます。
その波に遅れることのないように事前に準備することが大事です。焦るのではなく、まず自社の企業に何が必要かを見定めてください。このサイトはそのヒントになればと思います。
従業員が500人規模の運営をされている会社だと、それぞれの現場ごとのシフト表作成、従業員の勤怠管理、外国人人材への対応と、少人数で大量の仕事を処理しないといけない場合が多いのではないでしょうか？
こちらの記事では
- 従業員が突然休むことになった際に手軽にシフト表が組めると助かる
- 終始、監督しなくても勤怠管理が確実にできると助かる
- 外国人の人材でも問題なく使える勤怠管理ツールが欲しい
このようなお悩みを抱えておられる会社に導入していただくと、業務効率を格段に向上させることのできる労務管理ツールを検討する際に必要となる情報をまとめてお伝えしていきます。
使用する労務管理ツールを選ぶ際に押さえておきたいポイント
企業で使用する労務管理ツールを導入する際に、どういった点に注意して選べば問題なく業務を進めることができるのか、具体的な労務管理ツール説明の前に把握しておくと検討しやすくなるので一覧で記載しております。
- それぞれの現場でシフト作成に使用することができる(本部で一括作成だと現場に即した勤務表作成ができないため)
- 本部でそれぞれの支部・支店の情報を一括で確認できる(紙媒体、個別ファイルの受け渡しだと管理が煩雑になるため)
- 急な勤務希望の変更にも対応可能かどうか(業界の特性上、従業員が多種多様なため突然のシフト変更も少なくないため)
- 難しい操作をせずに勤怠管理できる(日本語に不慣れな外国人従業員でも問題なく使用できる)</li>
以上、４つのポイントは最低限でも押さえた上でどの労務管理ツールを導入するのか検討していただければ、自社の労務管理業務を劇的に改善することが可能です。
ここからは具体的に使用する際に使い勝手の良い労務管理ツールを紹介していきます。
jinjer勤怠
2015年からサービスがスタートし、2020年の10月現在、13,000という多数の企業が導入している信頼性の高い労務管理ツールです。
シフト管理、勤務時間の自動管理、有給の管理と最低限必要な機能が充実しております。
また、雇用計画、ワークフローといった機能を追加で拡張することのできる拡張性の高さも特徴の1つです。
jinjer勤怠を導入するメリット
1人単位で月々の利用料が決まる
極端な例ではありますが、突然、連絡もなく辞める派遣・アルバイトもいたり、いきなり人数が必要になって人材を多く確保した等、管理の部分が大変かと思われます。
こちらのjinjer勤怠であれば、従業員の人数1人ごとで月々の利用料が決まります。
従業員の急な増減にもその都度追加、削除ができますので、必要以上の投資も必要なく手軽に利用することができます。
勤務希望の届け出がツール上で可能
若い方から年配の方まで幅広い年齢層の従業員が働いていることもあり、勤務希望、休み希望を集めるのも思った以上に負担になっている場合も多いかと思われます。
jinjer勤怠であれば、従業員が持つスマホ、PCからでも勤務希望、休み希望を提出できるのでスムーズに集めることができます。
操作も簡単なため、年配の方でも安心。若い方も手軽さのおかげで提出しやすくなるという利点があります。
また、手元に勤務希望、休み希望が届いていない場合には、対象の従業員へお知らせすることができる機能が付いているのも便利です。
複数現場のシフト表を一括で管理できる
従業員が体調不良で出勤できなくなった、連絡なしで無断欠勤された等、シフト管理の難しい部分があるかと思います。
jinjer勤怠には、複数現場のシフト表を一括で確認できる機能も備えつけられているので、もしもの際にも近隣の欠勤が確認できたのであれば、そして余裕がある状況なら、ヘルプ依頼を出すことも簡単にできるようになっています。
シフト表の作成時間を短縮できる
これまでシフト表の作成は、個々の従業員から勤務希望、休み希望を集め、その内容を手打ちで入力しているという場合が多いのではないでしょうか？
jinjer勤怠であれば、従業員から集めた勤務希望、休み希望をボタン一つで表に収集する機能がありますので、一目でその日ごとの人数の過不足が確認できます。
また、勤務時間が何時～何時までと複数パターン設定されている場合であっても、勤務パターンを設定することが可能なので、１度入力しておけば、次回以降は勤務作成に掛かる時間を更に短縮することができます。
顔認証での勤怠管理ができる
勤怠管理というと、従来型のタイムカードだと機器を操作することで時間の調整が行えることもあり、監視の目が行き届いていない部分で不正打刻が発生して困ったという経験がある方も多いのではないでしょうか？
jinjer勤怠の勤怠管理には、タブレットを使用しての顔認証ができる機能もありますので難しい操作は必要なく正確な勤怠管理が行えます。また、こちらの顔認証には笑顔判別機能も付いているので、従業員の笑顔確認を行うことも可能です。
年配の従業員が多い場合には、小さな機器を1台導入するだけで、ICカードを使った打刻が可能になるツールも用意されているので、あらゆる場面に対応できます。
英語を始め多国語へ対応している
すっかり、外国人の従業員も定着している昨今の状況ですが、日本に来たばかりだと日本語での説明だけだと理解が難しい場合もあります。
jinjer勤怠は、日本語と英語以外にもインドネシア語やタイ語、ベトナム語と多数の言語に対応しているので、慣れない勤怠管理ツールでも問題なく使用方法を理解して貰え、勤怠管理に掛かる手間を省いてくれます。
アップデートの際に追加料金が必要ない
パッケージ型の勤怠管理ツールの場合、法改正などで、データのアップデートが発生した場合に、追加費用が発生することもあります。
jinjer勤怠に関しては、導入後のアップデートは無料となっており、クラウド型という特性のおかげで即座に対応され、手間もかかりません。
jinjer勤怠を導入するデメリット
人数が増えるにつれコストが増える
jinjer勤怠は、100人規模の現場で使用する場合には、1人ごとで利用料が決まることもあり、使い勝手の良い勤怠管理ツールです。
しかし、会社規模を拡大することになったり、従業員が大幅に増える状況になった際には、パッケージ型の勤怠管理ツールを導入した方がコストを抑えることができる場合もありますので、併せて検討が必要になります。
給与管理と連携させるには追加で料金が掛かる
jinjer勤怠は給与計算とも連動させることが可能な拡充性の高さも魅力ですが、追加で使用する場合には機能の追加に伴って、毎月の利用料が上がっていきます。
他社の給与計算ソフトと連携はしていないので、jinjer勤怠と給与計算を連携させたい場合には、これまでの給与計算ソフトからデータ移行の手間も必要になります。
他の勤怠管理ツールであれば、今現在使用している給与計算ソフトと連携できるツールもありますので、比較検討することで無駄の無い業務の効率化が可能です。
jinjer勤怠の導入例
20人以下で運営している現場の場合
従業員と責任者含め、20人という少人数で運営していたこともあり、大規模な勤怠管理ツールの導入は予算的に厳しい状況でした。
jinjer勤怠では従業員が元々持っているスマホでも打刻ができるので、簡単に確実な勤務管理ができるようになり、非常に助かっています。
また、少人数なこともあり、急な欠勤の際に店舗の営業が大変な場面も多々ありましたが、jinjer勤怠の勤務表一括管理機能のおかげで、近隣現場の状況が把握できるようになり、ヘルプを送って貰いカバーできるようになりました。
現場責任者もシフト管理、営業と業務過多になっている部分があったのですが、jinjer勤怠を導入した結果、業務効率を改善することができ、勤務状況の大幅な改善に繋がりました。
50人で運営している場合
jinjer勤怠を導入したおかげで、希望をスマホで提出することが可能になり、従業員の大半を占めていた若い方からの希望もスムーズに集まるようになりました。
集めた希望を簡単操作でシフト表に反映することもでき、これまで1時間半以上掛かっていたシフト表作成時間も大幅に削減。欠勤が生じた際にも、落ち着いて運営を行うことができるようになりました。
営業や接客対応に注力することができるようになったからか、以前よりも来客の満足度が高くなり、少しずつ来客数も増加してきました。
500人以上の従業員の給与計算を行っている経理の場合
これまでエクセル、紙の管理表を送付して貰い、手作業で集計していました。
総務部の人数が少なかったこともあり、他にやるべき業務の傍らで給与計算も行わねばならず、計算間違いやそれに伴う対応で余計に時間が掛かる場面も多く発生。
jinjer勤怠を導入したおかげで、各店舗からのシフト表、勤怠データが自動で集まるようになり、無駄な残業時間の削減にも繋がりました。
スマレジ・タイムカード
株式会社スマレジが2013年12月から8年に渡り、提供している勤怠管理ツールです。
全国で92000の店舗・事業所で導入されており、お手頃価格で利用できます。
勤怠管理部分だけなら、30人までは無料で利用可能です。
勤怠管理ツールだとオプション機能なことが多い給与計算も基本機能に盛り込まれているので、追加費用が必要ない点も魅力です。
スマレジ・タイムカードを導入するメリット
勤怠管理が1タッチでできる
設置したタブレットの画面を１タッチで出退勤管理ができる、操作が簡単な年齢、国籍問わず利用しやすい勤怠管理ツールとなっています。
出勤時に顔写真の撮影を設定することもできるので、従業員のコンディション管理に活用することもできます。
また、笑顔認証という接客業務の多い現場の場合には、ユニークな出勤方法が利用できるのも利点です。
GPS、パスコード入力を設定することで簡単に不正打刻を防ぐこともできるので業務の効率化も図れます。
シフト作成が短時間でできる
スマレジ・タイムカードは勤務希望・休み希望が少ない週、月には元々登録できるシフトパターンを使って、ボタン一つでシフト表の作成を行うことができます。
従業員の勤務希望、休み希望が多いタイミングでも確認しやすい管理画面になっているので、これまで手作業でシフト作成していた時と比べて、大幅な時間の削減が可能となります。
シフト作成に必要な情報を前もって入力しておくことで、過不足のないシフト表作成の補助もしてくれます。
また、株式会社スマレジの提供しているスマレジと連携することで、過去の売上を参照して来店状況を予測しながら、シフト表の作成もできます。
日報作成にも連動している
1日ごとの業務終了時の日報作成も業務の1つとして時間を割かねばならない部分かと思われます。
スマレジ・タイムカードは勤怠管理と日報作成が連動しているため、これまで手書き、手入力していた日報の入力も簡単になります。
それぞれの現場、従業員ごとで日報データの集計も行えるので、予算立てる際、従業員の健康管理など、手軽にデータを活用することが可能です。
60日間は全ての機能が無料で利用できる
勤怠管理ツールを導入してみたけど、自社の状況にあっていないツールだったなどが、ツールを導入する時に気になるポイントかと思われます。
スマレジ・タイムカードに関しては、アカウント作成から60日間は全ての機能を無料で利用することができるので、実際に業務に合わせて、使用してから導入を検討することができます。
事前に自社の業務の効率化に活かせるかどうかを確認できるのは大きな利点です。
スマレジ・タイムカードを導入するデメリット
人数に応じて利用料が変化する
スマレジ・タイムカードは利用料が基本料金と人数に応じて変化する設定となってます。
どちらも10人までは基本料金のみで利用可能です。
プレミアム
基本料金2,000円＋300円/1人(11人以上で利用の場合)
エンタープライズ
基本料金6,000円＋600円/1人(11人以上で利用の場合)
例えば、従業員の100人までであれば、
プレミアムで29,000円、エンタープライズで60,000円とお手頃で使うことができます。
店舗が増えた、店舗・会社の規模が拡大した場合には、必要以上に経費が掛かってしまう場合もあるので、スマレジ・タイムカードの公式ページで見積もりを取って、他社の労務管理ツールと比較する必要があります。
電話サポートが期間限定
スマレジ・タイムカードは電話サポートがプレミアムプランの場合で、初回60日間しか利用できません。
しかし、無料のチャットサポート、メールサポート、過去のQ&Aをまとめたヘルプサイトと十分な体制が用意されています。
どうしても電話サポートがないと不安と感じる場合には他社の勤怠管理ツールも検討する必要が出てきます。
スマレジ・タイムカードの導入例
外国人従業員の多い現場の場合
外国人アルバイトが多い、タイムカードの説明もうまく通じず勤怠管理に苦労していました。
スマレジ・タイムカードを導入したことで、事務所に設置したタブレットをタッチして貰うだけで出勤、退勤入力ができ、後から勤務時間の修正をする手間を省くことに繋がりました。
また、勤務、休み希望をスマホから送っても貰えるようになったおかげで、シフト作成に時間を費やさずに済むようになりました。
作成したシフトを従業員へそのまま送信することができるので、シフトの渡し忘れも防げ、思わぬ欠勤を減らすことにも繋がりました。
500人以上の従業員の給与計算を担当する総務部の場合
これまで利用していた勤務管理ソフトはサポートが充実しておらず、ソフトの利用方法で不明な点がある際、各店舗の店長から問い合わせの連絡があり、手を取られていました。
スマレジ・タイムカードには充実したチャットサポートとQ&Aサポートサイトも用意されているので、何か不明点があっても、そちらの活用を促せるようになったことで業務の効率化に繋がりました。
また、年末調整も紙の資料を必要とせず、WEB上で完結できるようになったおかげで従業員の記入ミスも減り、修正を依頼する時間が大幅に削減できました。
集計完了後の伝票印刷も給与確定後に、自動で行えるので煩雑な作業を行っていた時間を他の業務に振り向けられて、残業時間を減らすことに繋がりました。
ジョブカン勤怠管理
ジョブカンは株式会社 Donutsが2010年から提供している勤怠管理ツールです。
出勤管理・勤怠管理・休暇申請と勤怠管理に特化したツールとなってます。
自社で労務管理、給与計算ツールも扱っているので、勤怠管理ツールを使ってみて、使いやすい場合には一括でシステムを入れ替えるのも良いでしょう。
ジョブカン勤怠管理を導入するメリット
初期導入サービスが用意されている
これまでエクセル、紙で勤怠管理を行っていた場合、新しくツールを導入するとなると従業員の情報を入力する必要があり、かなりの作業時間が掛かるのも悩みの種かと思われます。
ジョブカン勤怠管理に関しては、初期設定サービスが18万円からとお手頃価格です。
こちらのサービスを利用すれば、事前のヒアリングからツールの設定・入力を一括して依頼可能です。
出勤管理・シフト管理だけなら1ヶ月200円/1人から利用可能
ジョブカン勤怠管理は、従業員1人あたりの利用料が200円と安めに設定されているので、予算を抑えて安価で勤怠管理の効率化を図れます。
全従業員の人数が大幅に増えても導入しやすい利用料となってる部分もメリットの1つです。
多彩な打刻方法が利用できる
定番のICカード打刻、GPS打刻を始め、LINE打刻、Slack打刻と最新のツールと連動した打刻方法も利用可能です。
また、不正を防ぐのに有効な指静脈打刻もPCに繋いで利用できる認証装置を導入することで、簡単に利用できる点も魅力の１つです。
ジョブカン勤怠管理を導入するデメリット
勤怠管理に特化した機能しか使えない
ジョブカン勤怠管理は勤怠管理機能を特化させたツールなので、勤怠管理に関しては十分な機能を保有しています。
もし、労務管理、給与計算と連携させたい場合には、ジョブカンの扱っている労務管理、給与計算の利用も必要になるので、会社の人数によっては月々の利用料が高くなる可能性もあります。
ジョブカンのツール利用料の見積もりをとった上で、他社のツールと比較することも必要でしょう。
打刻装置を導入する費用が別途かかる
ジョブカン勤怠管理の標準的な打刻機能だとPCを用いた名前を選択して打刻、ログインして打刻、スマホのGPSで打刻するの３つの打刻方法が使用できます。
ICカード打刻、静脈認証打刻を行うためには、別途、必要な台数の装置を導入する費用が掛かります。
PCと連携して打刻を行う場合は比較的安価に導入できますが、勤怠用に単独の機器を導入する時には、店舗数に応じて追加費用が掛かってくるため、他の打刻機込みのプランを提供している勤怠管理ツールとの比較検討が必要となります。
ジョブカン勤怠管理の導入例
これまでシフト表作りも手製のエクセルシートで作成しており、勤怠管理も従来のタイムカードで行っていました。
ジョブカン勤怠管理を導入したことで、スタッフ専用ページでシフトの希望も集められるようになりました。
その結果、アルバイトや従業員が急用でシフト変更をしたい場合にも自分たちで相談した上で、責任者へ報告してくれることも増えて、これまでシフト周りに掛かっていた手間を省くことができました。
また、PC連動型の静脈認証装置を導入した結果、打刻ミスも減らすことができ、勤務時間の集計作業も楽になりました。
勤怠管理ツールの持つ特徴と自社の課題を比較して導入の検討が必要
ここまで500人規模の従業員の働く現場で使うのに適した勤怠管理ツールをご紹介してきました。
こちらのページに挙げた事例には、自社の抱えている問題と共通する状況もあると感じた方もおられると思います。
事例を参照していただきつつ、自社の抱える問題を整理した上で、どんなツールであれば、その問題を解決できるのかをじっくりと検討した上で、導入することで無駄無く自社の状況を格段に改善することに繋がります。
従業員規模の大小に関わらず、いかに既存の仕事を効率化していくかが、長く経営を続ける為にも重要なポイントの1つとなるります。
これまで勤怠管理ツールの利用を考えたことがないという企業の方もこちらの記事を検討するきっかけとしていただければ幸いです。
