コロナ渦でテレワーク・リモートワークを余儀なくされている企業が多いと思います。
今まで直接会って簡単にコミュニケーションを取れていたのにも関わらず、いきなりコミュニケーションが取れないような環境になってしまいました。
ちょっとした質問を聞いたり、気軽に質問をするということが難しくなってきています。そんな中、今企業はどのようなコミュニケーションツールを使い、どのように活用しているのかを見ていきます。
コロナ化で必須となったコミュニケーションツール
コミュニケーションツールは今までは正直そこまで重要ではなく、ちょっと質問があれば気軽に聞ける。そんな環境で私たちは今まで働いてきました。
よって、コミュニケーションツールを導入していない企業なんかもあったのではないかなと思います。
しかし、今となってはとても重要で、なくてはならない存在です。コミュニケーションツールを導入していなかった企業はコロナ渦で甚大な被害があったのではないかと思います。
コミュニケーションツールもたくさんの種類があり、どのコミュニケーションツールがいいのかわからない。ツールがいまいち社内に浸透していなく、ツールを選び治したい。
など、そんな思いがある企業様に今回は実際に導入をしている企業様の導入背景や、実際の使い方、良かった点、悪かった点を挙げて頂き、実際の現場の生の声をお届けします。
コミュニケーションツールとは？
社員同士の意思伝達、会社との情報共有を円骨にすることを目的とするツールの事をコミュニケーションツールと言います。
最近では社外の方とのチャットツールとしても採用されています。また、社内SNSなどもあり、社内専用のコミュニケーションツールとして利用されています。
テレワーク・リモートワークだからこそ、社員がどんなことをやっているのかや、会社としてどのような方向に進もうとしているのかなど、お互いに把握するために利用されています。
コミュニケーションツールには、標準であるチャット機能はもちろんですが、ファイル共有やオンライン通話、オンライン会議、会議での画面共有など様々な機能が備わっています。
主に以下のような音ができるようになります。
- 社内のコミュニケーションの活性化と円滑化
- 情報共有の効率化（業務の効率化）
また、最近では他のサービスと連携できるものが多く、コミュニケーションツールを中心にタスク管理や、数値の情報共有を自動化したりするような使い方が増えてきています。
導入事例
それでは早速導入事例を見ていきましょう。
Slackでコミュニケーションや、来客通知を一元管理
株式会社Hajimari（従業員数：30~50人 業種：人材紹介事業）
導入背景
当時僕らスタートアップで始めた時はコミュニケーションツールがFacebookメッセージだったんですね。
Facebookメッセージだと、どんどんメッセージ流れていってしまうのと、すごく過去の履歴を遡るのが大変だったので、何かチャットツール入れようという時にいろんなところで試しました。
当時Skypeとかそういうものもあったんですけど、たまたま僕らと同じスタートアップでSlackっていうサービスがすごく使われている。
というのを聞いて試しに使い始めたら、ブラウザでも見れるしアプリケーションとしてもあるので、すごく使いやすかったため、今も使い続けてるって感じです。
使用方法・他サービス連携
完全に社内のコミュニケーションツールとしてはメインはSlackになっています。
使用方法としては、例えばGitHubを使ってるんですけれども、そこにコミットされたタイミングで通知が出るようにしています。
あとは、サーバーのエラーログチャンネルを作っていて、何かエラーのログが測れた際に通知がくるようなチャンネルを作っています。
また、社内でお客さんが来た時に通知がくるような仕組みを導入していて、それもSlackに通知させるようにしています。
課題達成
達成された課題で言えば過去の履歴を探しやすくなった。以前使っていたものよりも。
あとはいろんなサービスと連携できるので、例えば、エラー通知が来たりとか、アラート飛ばしたりとか、お客さんが来たときの通知などがSlackで一元管理できるので、そういったところはすごく便利だなと思っています。
良かった点
遠隔のコミュニケーションでも別にストレスなくできるようになった点。
悪かった点
改善できる余地はあると思うけれど、チャンネルめちゃくちゃ多くなりすぎちゃっていて、とりあえず入れとけ俺みたいな感じがすごくいっぱいあって(笑)
ちょっと管理しずらくなってしまった所は改善点。
コロナ化での会社の情報や社員同士のコミュニケーションを活性化
ベイラインエクスプレス株式会社(従業員数：30~50、業種：高速バス事業)
導入背景
緊急事態宣言が出てから2ヶ月間ぐらいはまるきり事務所閉めて、休業してるような状態だったので、社員がどういう状況だったのかや、会社がどのように動いているかとかが社員はわからない状況でした。
トップメッセージの発信であったり、社員同士のコミュニケーションとして使用したいと思いました。
半年以上会社に出社してない人も、もちろんいましたので、どのように会社が動いているのかを伝える必要があったので、そういったツールを探しているときにTUNAGを導入したという形です。
使用方法
基本的にサービスと連動ってのは、ないかもしれないです。
社員に投稿してもらったり、あとはコミュニケーションを重視してるんで、それで何かを発信してもらった場合には社内ポイントが付くような仕組みにして、ポイントによってアマゾンギフトカードと交換できるなどといったことをやったりしていました。
週一回、メッセージ発信してもらったり、運行している人は日報を投稿してもらっていますね。運行の振り返りを投稿してもらってこういう運行していたんだなって言うのを全社員に共有していました。
課題達成
伝わっているなと思ってても伝わってないことっていっぱいあったなと思って、例えば僕であれば幹部に伝えていれば伝わったなと思っていたかもしれません。
そういったものを直接発信する場を踏み出せたところと、あとは逆もそうで、どのような気持ちで働いているか、仕事観みたいなところが共有できるようになりました。
良かった点
じゃあやろうといったときに、ぱっとやる人が可視化されたっていう感じですかね。
やっぱり新しいことに対して、やるやらない、腰が重い軽いとかまだまだそれぞれあるんですけど、そんなのも分かるようになったなということと、裏の部分ではどの投稿に興味があるのかとか、そういったのもわかります。
離職というキーワードになると、なかなかログインしないとか、会社の情報からちょっと離れたいとかそういったことが出てくるので、そういったときにサポートできるような仕組みを作っています。
そういう人は、休業している人とリンクしているので、そういう人をどうしていこうかというときに、活用できるのではないかなと思います。
悪かった点
オープンになりすぎる。例えばこんなコロナの事態なので、なるべく、会社の動向は即オープンにしようとは思っているのですけど、そういったところで悩んだりしましたね。
esaで社内の情報をオープンにすると同時に各個人の業務共有も管理！
株式会社ULTRA(従業員数：1~20、業種：IT・通信・インターネット)
導入背景
ここは前職の途中から使っていて、メンバー間のコミュニケーションがすごくしやすくなったという側面があったので、ここは会社設立時から導入してました。
使用方法
基本的には全ての情報はesaにみんな入れるようにしています。
それは会社の経営に関わるところである事業計画だったりとかから、ユーザーさんからのクレームのアップデートであったりとか、マーケティング施策の内容と数字の共有、デザインの制作方針とか実際に作ったデザインからなどすべての情報がそこに貯まって、誰もがアクセスして誰もが見れる状態にしてるという形ですね。
課題達成
基本的には隠し事がないオープンな組織にしたいと思っていて導入したので、課題はもともとなかったんですけれど、そこが非常に実現できてるかなというところになりますね。
良かった点
オープンにするというところと、あと各個人が各業務を少ない人数でやっているので、どうしても自分の業務しか絡まない部分と他人の業務を知らないとできない部分というのが、組織では組織的なものではないんですね。
なので個人でよってしまうところがあるんですけれども、それはesaを見てesaを自分で書くことで共有されるっていう共通認識になっています。
各担当の人間が自分の責任でesaを書いて、他人が書いたものを見て足りない情報があれば、これは書いてくださいっていう依頼を相手先に出せるという関係は築けてるのがすごくいいところかなと思います。
悪かった点
相当量溜まってきてるので、悪くはないんですけれども、esa内の管理みたいなところは、常に責任者を決めて階層の見直しとか、項目の見直しみたいなものをしていますね。
ここは、良くも悪くもやらなければいけないところかなという認識ですね。
プロダクト紹介
Slack
代表的なコミュニケーションツール。様々なサービスと連携が可能で、社内コミュニケーションツールとして多数の会社が導入。
他サービスとの連携の良さが強みで、そのしようからIT系の職種によく導入されています。
TUNAG
TUNAGは、企業や組織の生産性向上や離職率の低減などを目的に、エンゲージメント経営の実践をITツールと各社専任のトレーナーによる支援で実現するサービスです。
esa
esaは情報を育てるという視点で作られた自律的なチームのための情報共有サービスです。
