2021年4月より、介護報酬が改定されることも決まり少しずつ業界全体としての状況が改善されつつある介護・福祉の業界ではありますが、依然として小規模の事業者にとっては経営的に新規投資は厳しいと感じておられる会社も多いのではないでしょうか？
特に他業界と比べても生産性の向上、労働環境の向上という点に関しては国からの給付金の額を始めとする収入源が限られることもあり、会社の状況を改善するために投資する原資が限られる現状かと思われます。
こちらの記事では従業員が300人程までの中・小規模の介護・福祉に携わる企業で人事・労務管理に関する業務を安価で飛躍的に改善することができるツール３つをそれぞれのメリット、デメリットと現場での活用例を挙げつつ比較してご紹介させていただきます。
今現在、手作りのエクセルシートで勤務を作成したり紙の有休届を1枚ずつめくって有給休暇を集計するというような業務が非効率な現状であれば、会社で導入していただくことでこれまでの2分の１、3分の1と生産性を向上させることができ他の必要な業務に注力することも可能となります。
労務管理ツールを選ぶ際に検討が必要なポイント
具体的な労務管理ツールの紹介の前に労務管理ツールを選ぶ際に、どの点を比較したら良いのかをお伝えさせていただきます。
- 出勤時の打刻方法（スマホ、ICカードで可能、大掛かりな機器の導入の必要性）
- 勤務データの自動集計（給与計算時に一括で計算できるか、勤務変更時に自動反映されるかどうか）
- シフト管理（自動で勤務を作成できるかどうか、月中でも確認できるかどうか）
- 有給休暇の管理（勤務表に打ち込んだ有給が正確に反映されるかどうか）
- 使用する際にどのくらい費用が掛かるのか（導入時の費用、月々の維持費用）
以上、労務管理ツールを実際に使用する際に導入時に注意しておきたいポイントをまとめてお知らせしました。
これからご紹介する労務管理ツールのほとんどは導入時に無料トライアル期間が設定されているツールがほとんどですので本格的に導入する前に、本当に自社の現況にあったソフトなのかどうか？
チェックする際に参考にしていただけたら幸いです。
介護・福祉企業向けの労務管理ツール3種類
ここからは実際に介護・福祉の現場で使用されている労務管理ツールのメリット、デメリット、実際の導入例を挙げながら1つずつ紹介していきます。
jinjer勤怠
2015年からサービスがスタートし、2020年の10月現在介護・福祉業界に限らず13000という多数の企業が導入している信頼性の高い労務管理ツールです。
シフト管理、勤務時間の自動管理、有給の管理と最低限必要な機能が充実しているのは嬉しいところ。また、雇用計画、ワークフローといった機能を追加で拡張することのできる拡張性の高さも特徴の1つです。
jinjer勤怠を導入するメリット
①様々なデバイスを使用した勤怠管理が可能
部屋に回収が必要な大掛かりな機器の導入は不要。PC、スマートフォン、タブレットと従業員の年代、職種に合わせた使いやすいデバイスから打刻可能な為、安価で正確な労務管理が可能。
ICカードでの勤怠管理を行う際にも小さな機器を事務所、営業所の入り口に設置するだけという手軽さです。
②細かいところまで行き届いた勤務表作成機能
勤務表作成の際に、介護保険法に定められている人員配置を設定でき3交代制であったり、変形勤務の部署でもインターネット経由で各職員から休みの希望、有給申請を受け取ることができます。
紙の資料、口頭での確認が不要になり、勤務表作成時のミス、抜けが防げ勤務表に掛かっていた時間を削減することが可能です。
また、後から追加で希望休の申請があったり、欠員が出た際にも自動でシフト表を作成してくれるので手間が掛かりません。
③５つの言語に対応
日本語以外にも、英語、インドネシア語、タイ語、ベトナム語と５つの言語に対応。
2019年4月から始まった外国人介護士受け入れ制度により、様々な国出身の従業員が働かれている介護・福祉の事業所も急速に増えていますが、jinjer勤怠であれば、それぞれの従業員の出身国の言語に対応している為、システム説明の手間も掛かりません。
④有給休暇の取得の促進も容易
2019年4月1日から有給休暇5日間を従業員に取得させることが、企業へ義務化されました。jinjer勤怠であれば、5日間取得できていない従業員の確認も容易で、該当する本人へシステム経由でお知らせを行うこともできます。
⑤休み・残業に関する各種届け出がネットで完結する
これまで紙媒体での届出の場合、職員は管理者が不在にしている時など何度も事務所へ出向いて提出が必要で時間の無駄が発生。承認する管理者側も外出先で作業ができないという問題がありました。
jinjer勤怠であれば、こちらのツールでどこにいても申請・承認が可能な為無駄になっていた時間を削減でき、他の業務に集中することが可能です。
⑥契約継続率99.4% サポート満足度91.6%の安心感
初めて、労務管理ツール導入するとなると慣れない部分も多く、確認したいポイントも多く発生することが予想されますが、jinjer勤怠であれば、問い合わせに丁寧に対応してくれます。
また、実際に使用する操作画面も使用者が使いやすいように改良が重ねられているので契約継続率もかなりの高さとなっています。
jinjer勤怠を導入するデメリット
①幅広い機能を組み合わせると高価になる場合がある
勤怠管理、人事管理という基本的な機能だけであれば、最低価格300円/1人から使用することができるのですが、経費精算、給与計算など、拡張機能を追加すると1期能追加するごとに追加費用が発生します。
自社に必要な機能を検討した結果、月々の費用が高額になる場合には必要な全ての機能がパッケージ化された労務管理ツールを検討した方が良い場合もあります。
②スマホを持っていない年代が多いと実効性が薄れる場合がある
幅広いデバイスを用いた勤怠管理が可能なjinjer勤怠ですが、残念ながらスマホを持っていない年代の多い職場では導入しても実際には活用が難しい場合もあります。
スマホ以外のデジタル機器に不慣れな方でも、気軽にできる方法を用いた勤怠管理ツールもあるので導入前に確認が必要な点です。
jinjer勤怠の導入事例
①訪問介護事業所の場合
介護事業所で訪問部署のあるところだと、基本的には直行直帰の企業も多くサービス管理責任者が電話のやりとりでヘルパーの勤怠管理を行っている事業所も多い。
jinjer勤怠の導入により、一々電話に手を取られる時間を削減することができ結果として、残業時間の削減につながっています。
②介護施設の場合
これまで手作りのエクセルシートで勤務入力をしており、1ヶ月分の勤務表を手作業で入力せねばなりませんでした。
そのため、1作業所の勤務表を作るのに作成→確認→修正と1時間半掛かっていたが、jinjer勤怠の導入によりそれぞれのシフト時間、希望休を入力するだけで自動で勤務表を作成してくれるようになり、1時間以上の業務時間削減を実現することができた。
また、締切前の突然の希望休追加時にも簡単に勤務表を修正することが可能となり、不測の事態を避けることができ他の業務に支障が出る状況の改善に繋がりました。
③通所事業所の場合
日曜日が定休であり、各職員には1週間の中でもう1日どこか休みを取得させつつ介護保険法の定める人員配置を考えて勤務表を作成しないといけないため、手作業で行うと修正作業を重ねる回数が多く手間が掛かっていました。
jinjer勤怠を導入したことで、1日に必要な人員を確保しつつ、過不足なくそれぞれの職員が休めるシフトの自動作成が可能になり1度でシフト作成が完了するため、他の業務に取り組む時間を捻出できました。
かえる勤怠管理 介護
株式会社ITZマーケティングがサービス提供する勤怠管理ツールです。
こちらの会社は介護以外にも医療、ビル管理、飲食とそれぞれの業界の雇用環境に合わせたツールを提供されています。
2014年のサービス提供開始から今年で7年目となります。
他にも労務管理ツールは数多くありますが、こちらのかえる勤怠管理は介護に特化していることもあり、介護現場での労務管理改善にはかなりの効果が期待できます。
かえる勤怠管理を導入するメリット
①初期費用は0円、維持費が安く済む
多くの勤怠管理ツールは初期費用も掛かり、維持費も対象の従業員1人ごとに掛かるケースが多い中、かえる勤怠管理の場合、初期費用は0円です。
維持費も1拠点ごとの費用となっているので職員が多くても費用が増えない点も魅力です。
②勤務表が法令に適しているか確認もできる
介護の現場では、早番、遅番、夜勤、日勤と種類の多い勤務形態にも対応した勤務表を作成することができます。
また、介護保険法の改定に合わせて、法令遵守しているかどうかチェックする機能もある為、確実な監査対応も可能です。
③それぞれの会社に合わせてオーダーメイドが可能
それぞれの企業ごとで職員の人数も違えば、勤務により手当てが付いたり、ルールの違う場合もあるかと思いますが、かえる勤怠管理では導入時の初回に限り、担当者と打ち合わせをしつつ、無料で自社に合った集計ファイルを作成して貰うことができます。
④サポート体制も充実
初回の導入時に限らず、使用する中で操作方法、設定と、疑問点が浮かぶこともあるかと思いますが、かえる勤怠管理では、電話サポート、メールサポート共に回数の制限なく無料で提供されています。
電話サポートに関しては時間の制約があるものの、メールサポートは365日24時間対応とかなりの充実ぶりです。
⑤2種類の勤怠管理ツールから選べる
かえる勤怠管理はCAERU AI、P-Shiftと自社の必要な機能に応じて2種類のツールが用意されています。
機能を限定すれば、より安価で勤怠管理状況を改善することもできるので小さめの事業所でも容易に導入することも可能です。
⑥追加費用が掛からない
最初から必要な機能は全て実装されているため、後から機能の拡張、それに伴う追加費用が掛かりません。
他の労務管理ツールの場合、必要な機能ごとに追加するパターンが多いのですが、かえる勤怠管理は必要になる機能を備えているツールなので、導入後の管理も手間が掛かりません。
かえる勤怠管理を導入するデメリット
①従業員が少ない場合は割高になる場合もある
かえる勤怠管理の最大のメリットは1拠点ごとに費用が掛かる点です。そのため、拠点数が多い場合には費用的なメリットが享受できます。
しかし、少人数で運営していて、拠点も少数の場合には他の従業員数に合わせて課金される労務管理ツールの検討も必要となります。
②タイムレコーダーのタブレットの貸し出しは1台
職員の勤怠管理に使用するタブレットは基本的には1台の貸し出しとなっています。
そのため、敷地が広く出入り口が何ヶ所かある事業所で使用する場合、一部の職員は退勤を打刻するために遠方のタブレット設置場所まで、1回1回移動する手間が発生する可能性があるので、導入の際には確認が必要です。
かえる勤怠管理の導入事例
①拠点数の多い通所介護施設の場合
従来の職員の人数ごとに利用料が加算されるツールだと、費用がかなり高額になっていたが、１拠点ごとの利用料計算なのでこれまでよりも格段に安い費用で維持できるようになりました。
また、複数拠点の一括管理機能も備えているため、全ての拠点の労務管理をまとめて行えるようになり、業務の効率化ができました。
②介護施設、通所、訪問を1ヵ所で運営している企業の場合
これまで介護施設、通所、訪問とそれぞれ人数もシフトの組み方も違う事業所の勤務をエクセルシートへ手作業で入力し、作成していたため、月によっては勤務時間の半分が勤務表作成で終わってしまうこともありました。
かえる勤怠管理を導入したことで、それぞれの職員からの希望休を入力するだけで、簡単に短時間でシフト作成することができるようになり、残業を減らすことができました。
また、職員の急な希望休の追加にもスムーズに対応することができるため、職員の職場への満足度が上がるというありがたい副次的な変化も起こりました。
③訪問介護事業所の場合
元々、事業の特性からそこまで収益も多くなく少数で運営していたため、事務担当者に過度な負担が掛かっていた。
高額な労務管理ツールの導入は難しいと考えていましたが、かえる勤怠管理は1拠点ごとで月に1万円以下で導入できたため、事務担当者の負担を減らすことができて、離職率の低下に繋がりました。
また、細かい調整が必要なヘルパーの勤務も簡単に作成することができるようになり、残業時間の大幅な削減を行うことができました。
カイポケ
株式会社 エス・エム・エスの提供する労務管理ツールです。
高齢社会に適した情報インフラを構築するという活動方針の基、様々なサービスを提供されている会社なのもあり、数ある労務管理ツールの中でも介護・福祉に最適化されたサービスを提供されています。
カイポケを導入するメリット
①PC、タブレットから勤務時間の打刻ができる
新規に機具を導入せずに既に施設で所持しているPC、タブレットを使用して勤務時間の打刻が行えるため、導入の際の手間がかからずに済みます。
また、事業所が広い場合でもそれぞれの勤務場所で、勤務時間の打刻が可能なので打ち漏らしを減らすことが可能。
②利用料が最大で18ヶ月無料になる
利用する事業所の状況によっては最大で1年半とかなり長い期間使用することができるので、備えている機能で十分かどうかじっくりと検証しながら導入するかどうかを検討することができます。
③作成したシフト表はカイポケのサーバーに保管される
作成したシフト表はその後のデータ管理も気になる部分ですが、カイポケであれば、運営会社の管理するサーバーへ保管されるので、万が一の際にもデータが紛失するリスクを避けることが可能です。
④障害者総合支援法にも対応している
労務管理ツールを比較する場合、介護に特化した労務管理ツールは、何種類も提供されているのですが、障害者総合支援法に対応したシフト表を作成できる労務管理ツールはほとんど見当たりません。
カイポケであれば、介護サービスと障害者向けサービスを同時に提供している企業でも両方へ対応することができます。
⑤請求業務、給与計算との連動も可能
介護・障害者向けのサービスを提供していると、国保連への請求業務も膨大な作業時間の掛かる作業の1つですが、そんな請求業務も労務管理と連動させることが可能です。
また、給与計算に関しても、追加機能として使用することができるため、これまで労務管理、給与計算を別々に契約していた場合は費用を抑えることができる場合もあります。
⑥27000の事業所で使用されている安心感
2020年4月時点で日本全国27000という多数の事業所で実際に導入、使用されています。
利用されている、ユーザーからの声を取り入れ、システムの改善を図っているので年々使いやすくなっています。
⑦労務管理以外の場面でもサポートが手厚い
一般的な労務管理ツールを扱う会社は基本的に労務管理、給与計算を中心としたサービスですが、カイポケは高齢社会に適した幅広いサービスを展開しています。
人材採用、入所者利用者を集客する為のサービスなど、他の困っているポイントも合わせて解決することも可能です。
カイポケを導入するデメリット
①使用するサービス、事業所により利用料が変わる
利用する企業の規模、使用したいサービスによって、毎月の利用料が変化するため、予算を知りたい場合には、1度問い合わせをする必要があるという点で少しハードルが高い。
②モバイルでの打刻ができない
PC、タブレットでの勤怠入力は可能だがモバイル対応していない。
若い年代の職員が多い場合、手元のスマートフォンで、勤怠入力できる方が利便性が高いのでひと手間かかることで、入力率が低下する可能性があるのは検討するべき点ではあります。
カイポケの導入事例
①介護・訪問・通所・居宅と複数サービスを運営している企業の場合
カイポケ導入前は勤怠管理ツールは使用せず、請求ソフト、給与計算ソフトを、それぞれ個別に契約して使用していたため費用が割高でした。
カイポケであれば、勤怠管理も含め、一元管理することが可能なので導入した結果、これまで作業効率の低下の一員となっていた勤怠管理を効率化でき、介護保険、障害者支援の保険請求、給与計算もまとめて利用できるようになり、結果として、1ヶ月間に掛かるコストを提言することができました。
②介護施設、障害者支援施設を運用されている企業の場合
介護保険法と障害者総合支援法で配置人員の基準が違い、他社のサービスでは機能的にカバーできない部分があり、結局、手動でシフト作成を行っていたが、カイポケは障害者総合支援法にも対応しているため、業務の効率化が図れました。
また、これまでは障害者総合支援法にも対応した保険請求ソフトを契約して使用していたが、カイポケであれば、労務管理と共に利用料をまとめることができ、費用を抑えることに繋がりました。
③訪問介護事業所の場合
これまで労務管理単独のツールを使い、労務管理を行っていたが、ケアプランと連動させることができなかったため、時折、サービス提供の予定があるにも関わらず、作成された勤務表に抜けが発生してしまうという問題がありました。
カイポケには訪問介護事業所のケアプランの予定と勤怠管理を連携させる機能が備わっているので、これまで発生していたようなサービス予定に対する、人員配置忘れが発生しなくなり顧客からのクレームを防ぐことができるようになりました。
また、勤務表を確認するのに掛かっていた作業の時間を削減にも繋がり、業務の効率化を図ることができました。
それぞれの労務管理ツールの特徴を比較して必要なツールの導入を！
ここまで３つの労務管理ツールのメリット、デメリット、実際の導入例と、導入する際に知りたい情報をまとめてお伝えさせていただきました。
勤怠管理に特化したツールだけでなく、勤怠管理と保険請求、給与計算と連動して業務効率を図れる拡張性の高いツールもあります。
ご自身の会社で抱えている問題に合わせて、どの労務管理ツールを導入するべきか、比較検討する際に知りたい情報をピックアップして、掲載しておりますので迷われた時には再度目を通していただければ幸いです。
