本部で勤務の実績を取りまとめられる機能もなければ業務をスムーズに進められないという側面もあり、必要な全ての機能をカバーした勤怠管理ツールを選んで導入するとなるとハードルが高いと感じる方も多いのではないでしょうか？
コロナ禍で自動車の全体的な販売台数も抑えられ、収益も減っています。
会社規模的に大規模なシステム、機具の導入に向ける投資は限られるという場合でも安価で取り入れることが可能な勤怠管理システムが様々な会社から発表されています。
こちらの記事では自動車小売業で200人規模の会社で使うのに適した労務管理ツールを比較しながら検討する際に必要な情報をまとめてお伝えさせていただきます。
自動車小売業で使用する労務管理ツールを考える際のポイント
自動車小売業で使用する労務管理ツールを導入する際に、どういった点に注意して選べば問題なく業務を進めることができるのか、具体的な労務管理ツール説明の前に把握しておくと検討しやすくなるので一覧で記載しております。
- れぞれの店舗でシフト作成に使用することができる(使用する場所によっては営業所間の移動時間が長い地域もあるため)
- 本部でそれぞれの店舗の情報を一括で確認できる(紙媒体、個別ファイルだと管理が煩雑になるため)
- 急な勤務希望の変更にも対応可能かどうか(小売業の特性上、変形勤務になるので変更が発生しやすいため)
- 給休暇の取得状況を一目で把握できるかどうか(変形勤務であると通常の休みも不規則なので、取得忘れが発生しがちなため)
以上、4つのポイントは最低限でも押さえた上でどの労務管理ツールを導入するのか検討していただければ、自社の労務管理業務を劇的に改善することも可能です。
ここからは具体的に自動車小売業で使用する際に使い勝手の良い労務管理ツールを紹介していきます。
jinjer勤怠
2015年からサービスがスタートし、2020年の10月現在、自動車小売業に限らず13000という多数の企業が導入している信頼性の高い労務管理ツールです。
シフト管理、勤務時間の自動管理、有給の管理と最低限必要な機能が充実しているのは嬉しいところです。また、雇用計画、ワークフローといった機能を追加で拡張することのできる拡張性の高さも特徴の1つです。
jinjer勤怠を導入するメリット
様々なデバイスで打刻することができる
自動車小売業の場合、店舗ごとで大きさが違うため、店舗によっては大きめの資材を据置くのは難しい状況も考えられます。jinjer勤怠であれば、店舗に在籍して勤務している時はパソコンで打刻ができます。
また、顧客を訪問して、そのまま直帰するような場面ではスマホから打刻も可能と幅広い状況に対応可能です。
休暇の申請・承認もツール上で可能
自動車小売業の場合、店長以下、それぞれの担当顧客先の訪問へ出ることも多く休暇の申請をしたい時に、店長が不在している場合もあります。
当然、逆のパターンもありえます。そんな時にもツール上に申請できれば、承認する側も時間と場所に縛られず作業ができるので訪問中の隙間時間に承認することも可能となり、時間を有効活用することができます。
勤務希望の届け出もツール上で可能
自動車小売業で変形勤務の場合、勤務を作成するタイミングが休日で、急な希望を届けるにはわざわざ店舗まで出向かないといけません。
または電話、メールで連絡する必要となりますが、個人間でのやりとりとなると聞いてはいたけど、シフトに反映し損ねたという人為的ミスが発生してしまうこともありました。
jinjer勤怠を導入し、ツール上でやりとりすれば、ミスを防ぐこともできます。
有給休暇の取得を個別にお知らせできる
自動車小売業の場合、少人数、小規模で店舗運営していることも多く、店長の業務が過多になりがちですが、jinjer勤怠を使用すれば、それぞれの従業員ごとに有給休暇の取得状況を簡単に把握することができます。
その結果、簡単に有給休暇の取得を促すことが可能です。労務管理に関する作業に掛かる時間を最低限に抑えて自動車の販売に関わる業務に注力することができます。
シフト表の作成時間を短縮できる
自動車小売業の店舗だと営業以外にも整備士と多数の従業員が変形性である勤務表の作成が発生します。また、店舗によっては事務員が働いている場合もあり、カレンダー通りの勤務が併存する時もあり煩雑になりやすいです。
jinjer勤怠であれば、様々なタイプの勤務形態に対応しているので、休み希望を入力するだけで簡単に作成が可能です。
全ての店舗の勤務状況を一括で管理できる
jinjer勤怠には給与計算に関するツールも用意されているので、労務管理ツールと併用することで給与計算も簡単に確実に行うことができます。
これまで手動で勤務表を集め、入力していた際に発生していた確認ミス給与振り込み間違いの修正といった問題を事前に防ぎ、業務時間を大幅に短縮することができます。
jinjer勤怠を導入するデメリット
従業員が多いと利用料が割高になる
jinjer勤怠の利用料は1人当たりで計算されるため、店舗増加、販売会社の規模を拡大するなどの従業員が増える出来事が発生した場合です。
その場合は、会社単位で使用できるパッケージ化された労務管理ツールを検討することで、より安価に業務の効率化を実現できることもあります。
必要機能を拡張する場合には利用料も追加になる
jinjer勤怠は様々な機能を必要に応じて追加できる拡張性の高さを持つツールなのですが、その反面、必要機能を追加すればするほど、それに伴って費用も増えてしまいます。
事前に労務管理以外にも解決したい課題が分かっている場合には、必要な機能を全て備えたツールが他にないのかどうかをピックアップして同時に比較しつつ検討することで不要な出費を抑えることができます。
jinjer勤怠の導入例
全従業員が5人の少人数店舗の場合
営業が2人、整備士3人という小規模の店舗なこともあり、これまではシフト作成も片手間でしか行えず、有給の管理はとてもじゃないですが、手が回っていない状況でした。
jinjer勤怠を導入したことで、それぞれの従業員の勤務希望を個別に確認する時間を省くことができ、シフト作成も簡単になり、これまで以上に自動車の販売、来客対応に集中することができるよう状況の改善ができました。
結果として、従業員、顧客、双方の満足度が上がるという効果も見られました。
営業、整備士、事務員合わせて20人近い大規模店舗の場合
勤める従業員の人数が多いこともあり、正直なところ1人1人の勤務希望を聞きつつシフト作成するのは現実的ではない状況でした。
結果として、離職率も高めとなっていましたが、jinjer勤怠を導入したことで勤務希望を集めることが容易になり、一目で勤務希望の提出状況が確認できるようになったことで、従業員の満足度の高いシフト表を作成できるようになりました。
おかげで従業員の離職率も下がり、自動車販売のための来客対応、訪問、従業員の育成と本来注力するべき仕事に集中できるようになりました。
また、営業、整備士共に1日ごとにバランスの良いシフトを簡単に組めるようになったことで、業務効率を上げることにも繋がりました。
200人の従業員の勤務を取りまとめる経理の場合
これまで県内全域にある各店舗から、1ヶ月間の勤務結果を集めていたのですが、エクセルシートへの手入力だったので店舗ごとで勤務結果報告書の正確さに差が出てしまい、修正、確認作業に1日がかりなこともありました。
jinjer勤怠の導入で全ての店舗の勤怠状況を一括で確認できるようになった結果、おかしい打刻状況は随時修正できるようになりました。
給与計算ツールも合わせて、導入したため、勤務結果を基に一括で給与計算できるようになったことで業務時間を大幅に削減することができました。
就業管理クロノス
クロノス株式会社の提供している労務管理ツールです。1987年から33年に渡って、長年多くの会社の労務管理をサポートしてきています。
2020年時点では導入企業も10000社と数多くの企業での導入実績もあり、安心感を持って導入できることも魅力です。
就業管理クロノスを導入するメリット
最新の状況に自動で対応
就業管理クロノスは労働基準法の改正、フレックスタイム制の拡充と目まぐるしく変化する労務管理の状況に対してその時々に必要な機能を自動で追加費用なしで対応してくれます。
他の労務管理ツールだと機能追加の場合には、追加費用が発生する場合もあるので、費用を抑えられるのはありがたいポイントです。
常駐の選任スタッフがサポートしてくれる
労務管理ツールに関しては、手厚いサポートは当たり前に提供している会社がほとんどですが、就業管理クロノスであれば、事務所に常駐した選任スタッフが対応してくれる体制が整っています。
操作方法、運用方法で困った際に待たされることなく、専任のスタッフに相談できるのは労務管理の担当者が安心して業務を進めていく環境作りに繋げることができます。
これまで使用していた勤務表も簡単に取り込みできる
手軽さからエクセルシートで勤務表を作成してきたという会社も少なくないと思いますが、就業管理クロノスであればエクセルシートで作成した勤務表を簡単に取り込むことが可能です。
導入した時点からではなく、過去のデータも含めて勤務表を一括管理することもできます。
様々な特別休暇の管理も行いやすい
従業員の福利厚生のためにバースデー休暇、アニバーサリー休暇、リフレッシュ休暇と新しい種類の休暇を増やしたのは良いが管理の手間が増えて困っている担当者も多いかと思われます。
就業管理クロノスであれば、特別な休暇の項目を増やすこともできるのでどの従業員が休みを取得できているのか、できていないのかを一目で確認できます。
ツールの導入費用は1回限りで済む
労務管理ツールは月額制で従業員の人数に合わせて、利用料が掛かる場合が多いのですが就業管理クロノスに関しては、初期の導入費用は企業の社員規模に合わせて導入費用が決まっています。
保守費用は別途かかりますが、社員規模によっては月額で支払い続けるよりも費用を抑えることが可能です。
現在使用している給与計算ソフトと連携できる
労務管理ツールはその多くが自社の給与計算ソフトとの連携により、業務効率の改善ができることを利点の一つに挙げています。
就業管理クロノスの場合は、現在、自社で利用している給与計算ソフトが対応していれば、そのまま使用することができるので、データ移行の手間や余分な費用を掛けずに業務の効率化に繋げることができます。
就業管理クロノスを導入するデメリット
従業員の人数が少ないと利用料が割高になる
就業管理クロノスは初期の導入費用が一括で掛かる労務管理ツールのため、従業員の人数によっては利用料が割高になってしまう場合もあります。
導入費用と保守費用を計算した上で他の労務管理ツールと比較して、会社運営の負担にならないかどうか検討が必要です。
店舗数が多いと導入費用が高くなる
就業管理クロノスを導入するパソコンが多くなるに連れて、初期導入費用が増えていきます。
シフト作成に使用にしたい店舗数が多くある企業の場合には、他の会社の提供している利用料が店舗数に左右されない労務管理ツールと比較して、導入を検討する必要があります。
就業管理クロノスの導入例
小規模で営業している店舗の場合
自動車の販売に関する業務を行いつつ、従業員の有給取得の促進、希望休に基づくシフト作成を行うことがかなりの負担となっていました。
就業管理クロノスを導入したことで、手元で短時間でシフト表の作成ができるようになり、データも自動で本部の経理に集約されるようになったおかげでいくつもの作業の手間が省けました。
捻出することの出来た時間で見込み客への電話、訪問によるアプローチ、来店客への丁寧な接客に注力することができ、販売台数を伸ばすことができました。
また、これまで部下への指導に充てられる時間が限られており、思ったように育成できていない現状もありましたが、少しずつ思い描いていた店舗運営に近づけられています。
従業員25人の大きめの店舗の場合
営業、整備士、事務と多くの従業員が務めていることもあり、バースデー休暇、アニバーサリー休暇など、有給以外の休暇の管理にかなりの時間を取られていた。
就業管理クロノスを導入した結果、煩雑だった休暇管理が一括でできるようになり、勤務時間を短縮できました。
結果一人一人の従業員のサポートに時間を充てることができ、従業員の勤務に対する満足度も上がり定着率のアップに繋がりました。
TeamSpirit
株式会社チームスピリットの提供している労務管理ツールです。勤務表を始めとする労務管理に限らず、経費精算、工数管理、電子稟議、社内SNSと幅広い機能を標準で備えています。
現状、抱えている課題を解決できる機能を持ち合わせている場合には費用を抑えて業務の効率化を図ることが可能です。
TeamSpiritを導入するメリット
安価で導入することができる
労務管理ツールを導入する際に気になる点の1つである導入費用。TeamSpiritであれば、基本的な機能のみ導入するのに掛かるのは会社規模に限らず、15万円から導入することが可能です。
導入後の保守に関しても、充実の機能を持つツールにしては割安な600円/1人と従業員数に合わせて決まる方式なので、会社運営に対しても大きな負担を掛けずに利用することができます。
コンサルタントサポートもある
労務管理ツールを扱う会社であれば、困った時の問い合わせサービス窓口は用意されていますが、TeamSpiritに関しては、現場の実態に即した活用の仕方をサポートしてくれるコンサルタントサポートも用意されています。
有料ではありますが、必要な場合には利用することでツールを最大限に活用することが可能です。当然ながら、無料のサポートサービスも充実しており、企業ごとにポータルサイトが作成されます。
過去に問い合わせのあった事例は蓄積されていき参照できるようになっているので、担当が変わったり違う店舗で同様の事例が発生した場合にも解決が容易に図れるようになっています。
今現在の社内の勤務状況が視覚的に把握できる
TeamSpiritであれば、日常的に入力される勤務表、勤務時間、残業時間をまとめてグラフ化してくれるダッシュボード機能も搭載されています。
残業が多くなってしまっている部署、生産性の高い部署と把握したい情報を一目で確認することができるので、課題を明確化し、対応することも容易です。
セキュリティ面も安心
TeamSpiritはSalesforce PaaSを基盤としていることもあり、入力されたデータに関しては高度なセキュリティ性能で安心して日々の業務を行うことができます。
勤務時間の打刻に関しては、様々な社員が関わる側面もあるため、セキュリティ性能の高さは魅力です。
TeamSpiritを導入するデメリット
シフト管理機能が付くと月額費用が高くなる
TeamSpiritの1番ベーシックなツールだと、シフト管理機能がないため、マネージャー向けの機能の付いたパッケージを導入する必要があります。
月額費用もシフト管理機能が必要な１拠点につき、6000円ずつ掛かる為、店舗数が多い企業の場合は費用が高くなることも考えられます。
労務管理ツールによっては、店舗数に関係なく利用料が一律なツールもあるため、自社の状況と照らし合わせつつ、比較して検討する必要もあるでしょう。
社内SNSが元々ある会社には割高になるケースもある
TeamSpiritは社内SNS、経費精算、電子稟議書といった幅広い機能を持っている点は魅力ですが、元々それらのツールを使用している企業の場合は、利用料が割高になる場合もあります。
自社の使用しているツールの状況を一通り把握した上で、余計な費用が掛かっていないかどうか確認して検討してから導入することで、無駄な出費を防ぐことができます。
TeamSpiritの導入例
15人が働く規模の店舗の場合
これまで、15人の勤務希望を聞き取りしつつ、勤務表を作成していました。
時には勤務希望の変更を相談したいこともありましたが、相談したい時に休みであったり、訪問中であったり、勤務表作成がスムーズに進められない時も多々ありました。
TeamSpiritであれば、社内SNS機能も付いているため、必要な時に連絡することができ、勤務表の作成に掛かる手間を省くことができました。
経費精算、電子稟議書機能のおかげで、1人1人が持ってくる書類の処理のために、1回１回申請・承認で時間を止められることなく、時間を有効活用することで業務の効率化が図れました。
3人が働く小規模店舗の場合
人数が少ないため、これまでは労務管理ツールを導入せずに運営してきました。しかし、店舗の所属人員も少なく実際のところは来客対応、自動車の販売と事務作業を成り立たせるのは難しく課題を抱えていました。
TeamSpiritを導入して、利用することになってからは、シフト表を始めとする労務管理に掛かる時間が大幅に減り、自動車の販売に関する業務に注力することができるようになりました。
また、社内SNS機能を活用することで、所属員がお互いに業務に関する伝え忘れを防ぐこともできて、お客様対応の正確さもあがり、間接的に自動車販売にも良い影響が出てきました。
それぞれの労務管理ツールの機能と比較して決定しましょう
ここまで自動車小売業で200程度の規模の会社で使用するのに適した労務管理ツール3種類のメリット、デメリット、導入例をお伝えしてきました。中には自社の今の状況と合致していると気になった部分もあった担当者の方も多いのではないでしょうか。
実際に導入する際には、まず自社がどのような労務管理に関する問題を抱えているのかをツール導入を担当する部署を中心に把握する必要があります。
それぞれの労務管理ツールの特徴と照らしあわせて決定することで導入後に想定していた状況と違うという失敗を防ぐことができます。
労務管理ツール決定の際にこちらの記事を参考にして頂ければ幸いです。
