リモートワークを実施する企業の増加に伴い、プロジェクト管理ツールが注目を集めています。
導入を検討していても、国内外で数多くのプロジェクト管理ツールがあるため、どれを導入すればいいかわからない企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト管理ツールのおすすめをご紹介します。
プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールの違いは？
プロジェクト管理ツールとは、スケジュールや目標、タスクなどプロジェクトを遂行する上で必要なあらゆる情報を管理するツールのことです。
やるべきことや実行中の業務の達成度が可視化され、ゴールに向けた軌道修正や改善にむけた行動ができるため、長期的な視点からも組織には必要なツールであると思います。
プロジェクト管理ツールと似ていますが少し違うもので、タスク管理ツールがあります。
両者の違いを簡単に説明すると、プロジェクト管理ツールで管理するのは「チームでの計画」で、タスク管理ツールで管理するのは「個人での計画」です。
プロジェクト管理ツールには、タスク管理機能が搭載されており、個人の計画を管理できる場合も少なくありません。
しかし、あくまでチームでの計画管理が、プロジェクト管理ツールのメインとなるため、チーム全体の作業を俯瞰して把握できる機能を多く搭載しているのが、プロジェクト管理ツールの特徴といえるでしょう。
不動産業界はコミュニケーションが命！？
不動産業界では、コミュニケーションギャップが原因で商談の機会が失われることがあります。
それは単に収益を失うだけでなく、あらゆる関係者の労力、あなたが費やした時間、優良物件の見込み客など、それらのすべてが無駄になることを意味します。
また、期限の大幅な遅れや連絡が取れないことや、同じ作業の繰り返しをしたりして作業が効率的に行われていないためにお客様への信頼をさらに失ってしまったりするのは非常にもったいないと思います。
中でも小規模の不動産会社の場合、特定の地域に特化していたり、不動産所有者との距離が近いので噂や評判が広まりやすいため、信用が売上に直結しています。
そのため、不動産業界ではこのようなコミュニケーションギャップを最大限減らすため、時間と信頼性が重要な要素です。
スケジュールやプロジェクトの管理や重要なタスクの最新情報を知り、常にコミュニケーションを円滑に行うためにプロジェクト管理ツールを検討してみてはいかがでしょうか？
不動産業界ではコミュニケーションが特に大事である業界であるとわかりました。
それを踏まえて今回ご紹介したいサービスはこちらの５つになります。
プロダクト紹介
Asana
「Asana（アサナ）」は、チームのコラボレーションと作業管理を改善するために設計されたSaaSです。
Asanaを導入することで、チームがプロジェクトやタスクを1つのツールで管理できるようにします。
チームでは、プロジェクトの作成、チームメイトへの仕事の割り当て、期限の指定、タスクに関するコミュニケーションをAsanaで直接行うことができます。
また リニューアルによって外部アプリとの連携やカスタマイズ性が向上したため、とても人気が高まっています。
不動産業界ではチーム単位でも個人単位でも動くことがあるため、一人一人に合わせて柔軟性のあるカスタマイズができると非常に生産性が上がると思います。
ZOHO Project
「ZOHO Project（ゾーホープロジェクト）」は、不動産業界向けのオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。
ガントチャートを使って、プロジェクトの計画を立て、タスクのスケジュールを追跡し、重要なタスクとその依存関係を常に把握し、計画と実際の進捗の差異を即座に確認できます。
また、タスクを自動化して時間を節約したり、お気に入りのアプリと連携ができるためシームレスな連携によって好みの使用にカスタマイズができます。
ZOHOのオリジナルアプリや普段使っているアプリを連携させて日々の業務を徹底的に効率化させてしまいましょう。
Trello
「Trello(トレロ)」は、少人数でのプロジェクト管理に適したプロジェクト管理ツールです。
直感的に操作ができ、プロジェクト管理ツールの初心者でも少し操作すればすぐに慣れることができます。他のメンバーのタスクの進捗状況を確認できるので、リモートワークでも同じ空間にいるようにメンバーの仕事ぶりを把握できます。
また、チームで使用しているアプリを直接ワークフローに統合したり、どこにいてもすべてのデバイスと同期が可能なので柔軟性や機能性にも優れています。
モバイル端末での操作性にも優れているため、どこにいても資料を確認できるのは嬉しいですよね。
Brabio!(ブラビオ)
「Brabio!(ブラビオ)」は、国産のクラウド型プロジェクト管理ツールです。
ガントチャートに特化しており、ExcelファイルやCSV形式で簡単に出力可能な点が、移動訪問の多い不動産業界で重宝されるのではないかと思います。
また、プロジェクトを跨ぎ社員ごとの負荷状況を確認できるので、一人に仕事が集中していたり手隙の社員がいたりすれば、均等に仕事を配分できますので効率の悪い業務が改善され、社内のコミュニケ―ションが円滑になるのではないでしょうか。
安全面でも、タスクの編集履歴を確認できるため不正操作される心配は不要ですのでツールなどをこれまで使ったことのない方にとっては使いやすいと思います。
Stock(ストック)
「Stock(ストック)」は、少人数向けのプロジェクト管理ツールです。ITに精通した人がいなくても、問題なく利用できる簡単な操作性が好評です。
ノートに書きこんだ情報をメンバーにシェアできるので、議事録やノウハウなどの共有にもぴったりですし、不動産業界では契約書の簡単な共有などにも重宝しそうですね。
ノートには、画像や動画といった関連ファイルの添付もできます。ノートとして情報を残せるため、チャット機能のように気づいたら重要な情報が流れてしまう心配もありません。
お客様の情報共有等を頻繁に行う不動産業界にはぴったりのツールだと思います。
実際の現場でのプロジェクト管理ツール導入の事例とその効果は？
事例①Asana導入事例/家具メーカー
とある家具メーカーに勤めるLeslie 氏は電子商取引の世界に飛び込むのに戸惑っていました。
電子化は、伝統的な従来型企業にとっては工場や原料の木材所有をする会社などとの連携が取れなくなるのではないかと思いなかなか踏み出せずにいたそうです。
そこでAsanaと出会い、オンラインへの移行を徐々におこなっていきました。
Asanaで主要なクライアントの状況を細かく追跡することによって、長期間、良好なパートナー関係を築くための土台作りをしています。
「私たちがAsanaをこのように使うのは、すべてのパートナーについて、全員が同じ情報を把握できるようにするためです。ある企業と契約をし、1年ほど経って問題が起きたとしたら、家具バイヤーは Asanaを見て、パートナーシップの履歴をチェックします。
契約日や、いつからアクティブになったか、販売契約、話し合いの記録などが閲覧できます。そういう事態が起こった場合にも、バイヤーたちにはAsanaという信頼できる唯一の情報源があります。」
最後にLeslie氏はこう言いました。
「ちゃんと顔と名前を一致させて、きちんとした人間関係を築くことは新鮮に感じます。パートナーには私がちゃんと耳を傾けていることを知ってもらいたいのです。」
OverstockはAsanaを使って200を超えるパートナーとのビジネスを管理しています。
事例②Zoho Project導入事例/不動産会社
一言で不動産の業務とはいえ、「仲介」「賃貸」「物販」では内容が大きく異なります。
その営業力強化や事務作業の効率化を目的としてツールを導入しようとしても、すべての課題をクリアするのは困難な場合が多いのです。
私の「仲介」営業部では、Zoho導入前に販売管理やお客様情報の管理はエクセルベースて管理されており、゙システム化されていませんでした。
業務を続けていく中で個人単位で仕事の進め方が異なったり、成否判断を個人裁量で任せることが多くあり、リアルタイムな管理ができていないことに不便を感じました。
リアルタイム管理がなされていなかったために、営業がアプローチできずに引継ぎのもたつきが起きてしまいました。このような事態を解消させるためにZohoの導入を行いました。
導入後の効果としては、これまで担当者にしか把握できなかった詳細な営業内容が部門全体で把握できるようになり結果的な数値以外の具体的な特徴やお客様情報でが進み全体最適化営業活動さを管理・評価できるようになりました。
また、担当するお客様のない新人でも、誰も追っていない案件をZohoで見つけ出し、即座に営業活動を開始できる等、チーム全体の販売力アップに繋がっています。
また、部門間の情報共有が行われ全体最適化が進みました。必ず部門間で共有のお客様がいるはずなので、それらのデータ共有や部門間での相乗効果を生み出し、ますます組織を大きくしていきたいと思います。
良い口コミ
Asanaはマーケティングチームのための素晴らしいプロジェクト管理ツールです。
生産性、透明性、仕事の生産性を向上させるという点では、このソフトウェアのおかげと言っても過言ではありません。
私たちのマーケティングチームは、より効果的に仕事を計画し、シームレスにコラボレーションし、95%の時間で仕事を納品することができるようになりましたが、その多くはプロジェクトを保存するスペース(Asana)のおかげだと思います。
確かに、似たような機能を持つプロジェクト管理ツールは他にもあるが、このアプリは毎朝ログインするのが楽しくなるようなスペースを作ってくれた。
特に、新しく追加された感謝の言葉はとても甘く、より早くタスクを完了させたり、同じように仕事をしている他のチームメンバーを祝福してくれる。
私のお気に入りの使い方としては、コンテンツカレンダーとしてAsanaを使ったり、四半期ごとのプロジェクト/ロックに取り組んだり、複数のチームと協力しながらプロジェクトを管理したり、共同作業をしたりしています。
出典：Trustpilot
Trelloはチームに最適!
Trelloは、簡単な操作性、シンプルなデザイン、チームズ、Slack、FBワークプレイスなどの類似アプリよりも優れています。
To-Doリストとして使用可能で、チームメンバー全員が管理者になるので、誰でも掲示板や別の人を削除できます。
私の場合は、プライベートメッセージ機能がありませんが、それは悪いことではなく、私は大好きです。
出典：Trustpilot
悪い口コミ
私はアサナのプレコビッドにサインアップして、数週間使用した後、それは良いプラットフォームだと思っていました。
その後、パンデミックのために私たちは私たちの意見を見直すことにしましたが、クリックアップを見つけました。
私たちは誤って12ヶ月間にサインアップしていたので、私は返金を取得しようとサポートに連絡してみて、私はちょうど「我々は年間ポリシーを返金しない」場合は、標準的な説明を受けました。
その後、Asanaのカスタマーサービスが対応するのに7日かかった回答を送信しました。
彼らは返金せず、提供されたのはプラットフォームの2ヶ月間の無料使用でした。
出典：Trustpilot
Trelloは、プロジェクトやビジネスタスクの管理を容易にするツールを提供していますので、非常に柔軟なプラットフォームです。
それは本当に直感的で使いやすいですので、それを理解するために多くの知識を必要としないインターフェイスを提供し、それはまた、他のユーザーが私たちのカードを視覚化するために招待することができますので、コラボレーションで作業することが理想的ですので、保留されているタスクではるかに速く進めることができます。
一方で、それはプロジェクトの管理を容易にするソフトウェアであっても、それはまだあなたが優先順位を示す日付にカードを置くことができますどのように改善する必要があります機能や機能を持っています。
出典：Trustpilot
