リモートワークを実施する企業の増加に伴い、個々のタスクを管理するツールが注目を浴びています。
ツールを使っていればリモートワークでも簡単に従業員のマネジメントができる、そんなタスク管理ツールの重要性が高まってきています。
企業が導入を検討していても、国内外で数多くのタスク管理ツールがあるため、どれを導入すればいいかわからない企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理ツールのおすすめ６製品をご紹介します。
この記事を通して、みなさんにITツールの重要性、そして日々の仕事に対して生産性を求めることの重要性をお伝えできれば幸いです。
タスク管理とは？
タスク管理とは、課題や仕事等タスクを上のイメージ画像のように一つ一つ管理することです。
それはチームでも個人でも関係ありません。作業の効率化を図ったり、やることを明確にさせたりするためにタスク管理はよく使われています。
よく一つの仕事が終わると、「次は何をすればいいかわからない」「誰がどの仕事をしているか不明」なんてことはありませんか？
人をまとめる側に立つ人たちはこれらをしっかりと管理していなければ、仕事が回らず、期限が遅れるなんてこともあり得ます。
連絡をとり合ってお互いのタスク状況把握するしかありません。ボードがあってもこれらの問題は発生することが多いのではないでしょうか？
しかし、そこでタスク管理ツールを使うことで「タスクの進捗」「タスクの責任者」「To Do List」が一度で把握でき、それらの問題を一気に解決されます。
プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールの違いは？
まずここで疑問を持つ方もいらっしゃるかと思います。それは、タスク管理ツールとプロジェクト管理ツールの違いとはいったい何なのかです。
両者の違いを簡単に説明すると、タスク管理ツールで管理するのは「個人での計画」で、プロジェクト管理ツールするのは「チームでの計画」です。
タスク管理ツールとは、仕事を効率的に進めるにあたって業務を細かな「やること」単位で分解し、優先度や量を決定して進捗を管理することです。
タスク管理は個人単位やチーム単位で行い、やるべきことを適切な順番で対処できるように、そして忘れないようにする目的があります。
また、やるべきことや実行中の業務の達成度が可視化され、ゴールに向けた軌道修正や改善にむけた行動ができるため、長期的な視点からも組織には必要なツールであると思います。
プロジェクト管理ツールには、タスク管理機能が搭載されており、個人の計画を管理できる場合もあります。言い替えればタスクの集まりですね。
しかし、あくまでチームでの計画管理が、プロジェクト管理ツールのメインとなるため、チーム全体の作業を俯瞰して把握できる機能を多く搭載しているのが、プロジェクト管理ツールの特徴といえるでしょう。
それに対し、タスク管理ツールは誰がどの業務を担当して、何をやるべきなのかが明確にできるという機能がメインです。
複数人で一つのプロジェクトを実行する際には、重複や抜けがないように、タスクの可視化がいっそう重要となりますので、個人でもチームでも必須なツールであるといえます。
タスク管理ツールで何が変わるの？
こんなことはありませか？「紙やエクセルでまとめているから大丈夫」、しかし紙は無くしやすく、エクセルは見にくいし扱いにくいという意見が一般です。
もしくは、「ボードを使っているから」という方もいるかもしれませんが、リモートワーク需要が高まっている中そのような対応は今後を考えるとあまり生産性が高いものとは思えません。
実際に出社することがないため、現状では個々のタスクしっかり管理できないという問題をツールは解決してくれます。
タスク管理ツールは個人でもチームでも、仕事をする上で必要不可欠なツールといえます。タスク管理ツールを導入するメリットは以下の通りです。
- 仕事の量を把握できる
- やるべきことの優先順位の決定
- 仕事内容の可視化による効率的な管理が可能
これらが可能になることで、オーバーワークを防いだり、優先順位がわかるのでスムーズな仕事が可能になり、仕事の重複や漏れも防げます。
さらに、カテゴリ分けが容易なので、整理が簡単で進捗がわかりやすいなどが挙げられます。
タスク管理ツールのメリットとしてフォーマットが決まっていれば入力が簡単になる１と２の共有がしやすく仕事の進捗がわかりやすいのも特徴です。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールの有用性を実感したところで、自分に合うツールの選び方についてご紹介します。
個人用
まず、個人で使用する場合を考えてみましょう。
個人使用の場合は、「自分が使いたいと思ったもの」を選ぶのが大切です。しかし見るべきポイントもいくつかあるため、注意して選んでいきましょう。
オフラインでの作業はあるか、導入にかけられる予算はいくらか、リマインダーや外部ツールとの連携などは必要なのかなど、使う際に気にする点を洗い出してから自分にピッタリなツールを使っていきましょう。
チーム用
次にチームで使う場合を考えてみましょう。チームで使う場合は「共有のしやすさで選ぶ」ことが何より大事だと思います。
必須条件は、データを共有できるツールを選ぶこと。そして、対応する人物が一瞬でわかるようなタスク管理ツールを選びましょう。
チームで管理するなら、責任の所在が誰にあるのかが重要なので、一人一人のカテゴリがあり、その中で仕事ができるようにするのが大切だと思います。
また、個人とチームの両方にあるべき機能として他ツールとの連携機能が挙げられます。
この連携機能により、スケジュールにタスクが自動入力されたり、データの共有が容易になります。
タスク管理ツールは日々使う機能なので、小さい昨日かもしれませんが日々の積み重ねによって大きく生産性向上に貢献することになるでしょう。
オススメ！タスク管理ツールのサービス紹介
それでは、ここからオススメのタスク管理ツールをご紹介していきます。
Asana(アサナ)
Asana(アサナ)は、チームのコラボレーションと作業管理を改善するために設計されたSaaSです。Asanaを導入することで、チームがプロジェクトやタスクを1つのツールで管理できるようにします。
チームでは、プロジェクトの作成、チームメイトへの仕事の割り当て、期限の指定、タスクに関するコミュニケーションをAsanaで直接行うことができます。
また リニューアルによって外部アプリとの連携やカスタマイズ性が向上したため、とても人気が高まっています。
チーム単位でも個人単位でも動くことがある多くの企業の方々にとっては、一人一人に合わせて柔軟性のあるカスタマイズができるため非常に生産性の向上に貢献すると思います。
Google Keep(グーグルキープ)
Google Keep(グーグルキープ)は、シンプルなデザインと使い勝手でメモを作成・管理できる便利なサービスです。
様々な機能があり、テキストメモや、リスト、画像、ボイスメモを複数のデバイスで作成、整理、共有することができます。
また、チェックボックスを付加、色分け、タグ付けなど機能が充実しています。画像も保存できるので、資料も添付したい人にこのツールはぴったりだと思います。
ちなみに、一応メモアプリなので個人で使用する人が多いツールですが、他のメンバーと共有することも可能なので、初期費用を抑えつつ資料添付の多い企業にはハマると思います。
Todoist(トゥードゥーイスト)
Todoist(トゥードゥーイスト)は、わかりやすさにこだわったタスク管理ツールです。
タスクの期日や進捗の確認に関しても、視覚的分かりやすい見た目であるため、本当に重要なタスクに集中することができます。
タスクの優先順位や階層構造も明確に見れるので、複雑な仕事を多く抱えている人が使いやすいツールでしょう。
また、多くのアプリとの連携や多様な端末での利用が可能なので気軽に使えそうだと感じました。
有料版もありますが、基本的な使用は無料なので、多くの仕事に追われる副業している方や兼業している方は一度個人で使ってみてはいかがでしょうか。
Jooto(ジョートー)
Jooto(ジョートー)は、シンプルかつ直感的に使えるように。タスク・プロジェクト管理に必要な機能が揃っています。
タスクやプロジェクトの全体像をガントチャートで把握できるので、管理者にとって非常に便利なツールです。
そして、ユーザ管理機能を使って社内メンバーだけではなく、取引先や外部パートナーをプロジェクト別に招待することができるので、複数のステークホルダーでも簡単にタスクの管理が可能になります。
これは、人の出入りが激しいベンチャー企業やスタートアップ企業にとってとても便利な機能かと思います。
また、外部ツールとの連携も豊富で、もしスラックやチャットワークを導入しているなら報連相を一括管理できるので日々の生産性の向上に貢献すると思います。
Taskworld(タスクワールド)
Taskworld(タスクワールド)は、タスク管理のオールインワンソリューションであり、世界基準のタスク管理ソフトです。
豊富な機能を視覚的に直感操作でき、プロジェクト横断でシームレスなチームでの仕事可が能になります。
そして、タスクの分析に長けているので、ガントチャート、アナリティクス、そして計測機能でタスクの進捗を数値で把握できます。
これにより、長期的にデータを集めてひとりひとりの生産性を数値化し、チーム全体のモチベーション向上に貢献するのではないでしょうか。
また、タスクにはチェックボックスを付けることができ、手書きの感覚も味わえます。現在、15日間の無料トライアル後、有料版に切り替わるのでぜひ一度お試しください。
JIRA
JIRAはチーム開発をする上でよく利用されているタスク管理ツールです。
「スクラムボード」と呼ばれるカスタマイズ可能な場所で、チームはできるだけ速く、反復的で継続的な価値を届けることに集中し続けることができます。
「カンバンボード」という柔軟性の高いタスク管理場所では、最短期間で最大のアウトプットを継続的に提供できるように、チームが次に取り組むべきことについて明確な道筋を提供することができます。
「ロードマップ」では、全体像を描き、関係者に計画を伝え、ロードマップとチームの作業とのつながりを確実にするお手伝いをします。
「JIRA」はアジャイル開発に向いており、なるべく早いサイクルでアウトプットを出し続けているようなチームには最適だと思います。
そして、タスク管理、スケジュール管理をクラウドで行うことができ、進捗状況の報告などのパフォーマンスもレポートとして出力できるので、今後のディレクションもより楽に行えます。
良い口コミ
Asanaは単なるタスク管理ソリューションではありません。Asanaは明らかにワークマネジメントのための業界をリードするソリューションです。
会社のビジョンと戦略は明確に定義されており、ここ数年のツールの進化は、「より少ない労力でより多くのことを」という市場の需要をサポートしています。
私は7年以上Asanaを使用していますが、彼らは継続的にプラットフォームの価値を示し続けています。
インターフェイスは非常に直感的でありながら、豊富な機能を備えたユーザーエクスペリエンスのおかげでパワフルなものになっています。
他のプラットフォームでは、一般的な機能について拡張オプションを提供している場合がありますが、Asanaは一貫性のある信頼性の高いエクスペリエンスを提供することで、これらの制限を補っています。
最後になりましたが、Asanaチームについては、これ以上言い尽くせません。電話番号がなくても、様々な方法でサポート担当者と連絡を取ることができます。
他のメンバーに会ったり、定期的にAsanaチームのコアメンバーと連絡を取ることができるユニークなプログラムをたくさん提供しています。
私にとって使うのが当たり前のようになっています。
悪い口コミ
Todoistは、多くの未修正のバグでますます信頼性が低くなってきています。本当に多くのバグがあり、最悪なのは、挙がったチケットをクローズしても誰も修正してくれないことです。
カスタマーサポートは比較的良い時間枠で対応してくれますが、提起された問題の解決には通常成功していません。
私が提起した10以上の問題はまだ解決されておらず、私は意味のあるアップデートを受けていません。
また、他のリマインダーは他の人に割り当てることができますが、自分にしか割り当てられない位置情報リマインダー機能など、多くの機能が中途半端です。
文字通り、間違っていることが多く、修正されることはないので報告するのは時間の無駄です。
もう何年もAsanaを使ってきましたが、最近になってPremiumにアップグレードすることにしました。ワークスペースと組織の問題で複雑になっていたので、カスタマーサポートを利用しなければなりませんでした。
しかし、ここの他のレビューにあるように、あまり役に立たない。今、応答を1週間待っています。私の唯一のコミュニケーションを維持する方法は、24時間に一度の電子メールへの応答で十分に満足しているように見える彼らの営業チームを介してです。
このようなプラットフォームは、真剣に使用する場合は、ある程度のカスタマーサポートが必要になるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょか？タスク管理ツールと言われてどのようなものかピンとこなかった人もいたと思いますが、主に個々の仕事の進捗やゴールを明確にしてそれに向かって達成するのをアシストするツールというイメージを持っていただければと思います。
実際に、タスク管理ツールを使うことで「やることが明確になった」、「締め切りや課題が見やすくなった」などの声もあります。
企業によって使用方法は様々ですが、タスク管理に割く時間をに減らすことができれば、他の重要なタスクに集中できる時間が増えます。
単にタスク管理ができるだけでなく、その先があるのがタスク管理ツールのいいところだと私は考えます。さらに詳しい情報や相談がしたい等ございましたら下記よりお問い合わせください。
