新型コロナウィルスの感染により、多くの企業がテレワークに移行しています。
IT化が遅れていると言われる不動産業界でもテレワークへの移行が必要となってきています。
そこで今回は、そんな不動産業界に適した最適なタスク管理ツールをご紹介します。
テレワークでのチーム管理・業務管理の課題とは？
不動産業者の毎日のスケジュールはさまざまですが、見込み客を見つけ、オープンハウスのスケジュールを立て、物件が閉まったときに書類に署名する必要があります。
だからこそ、効果的なタスク管理は、成功した不動産業者と業績が低迷している不動産業者との違いとなります。テレワークではこれまで以上にマネジメントが難しくなります。
普段は、オフィスにて誰がどのようなタスクをしているのか、誰が何をしているのかが自然と目に入ってきます。しかし、テレワークではそれが全く見えなくなり、各個人の進捗状況やチーム全体の状況などを把握することが難しく、その状況に応じた適切な指示やアドバイスが難しくなります。
また、テレワークでは個人の状況把握も容易ではあありません。業務時間中にタスク以外のことを行っている人や、体を壊してしまう人も十分にありうることでしょう。こうした勤務管理のトラブルに発展してしまう可能性もあります。
そこで、ここまでの課題を踏まえ、テレワークでは見える化に気を付けるようにします。
メンバーが何をしているのか、どれだけ働いているのかを心がける必要があります。そのためにタスク管理ツールの導入はいかがでしょうか。テレワーク環境において、タスク管理ツールを用いることによってメンバーの状況が見える風通しの良い職場環境を作ることができます。
すべてを見える化するためには社員の協力が必要不可欠です。報告するタイミングや内容などを決めることも大切ですが、細かくしすぎてしまうと社員は負荷が増えたと感じてしまうため、社員の負担にならないようなツール選定や、社内ルールを決めることが大切です。
報告する社員にとっても業務や進捗を見えるかする事によって、業務を評価してもらう指標になる、タスクが多い時にサポートをしてもらえるなどのメリットがあることを理解してもらい、見える化への協力を促し導入しましょう。
タスク管理ツールの主要機能
ガントチャート/リスト形式
ガントチャートとは、スケジュールの進歩をグラフに可視化したものです。横軸に日時、縦軸に作業内容や、個人名を設定し業務のタスク状況を把握できます。
ガントチャートを作成することにより、いつ誰がどの作業を行っているのかが可視化することができます。
かんばん形式
かんばんとは、タスクをステータ毎に管理することができるものです。ガントチャートとは異なり、横軸にタスク管理をしていきます。
「未実行」、「実行中」、「完了」といったプロジェクトの進捗状況を記した「かんばん」が横軸となり、各かんばんに実行される作業が格納されます。
複雑な工程になっても、タスクの進捗状況を可視化することができます。ガントチャートが長期的な時間軸重視のプロジェクト管理方法に対し、かんばんは短期的な時間軸重視のプロジェクト管理方法と言えます。
カレンダー機能
カレンダーでは、先ほどのリスト形式やカンバン形式で追加したタスクを自動で出力してくれます。特に、カレンダーは締め切り期日が近いタスクを見つけるために役立ちます。
タスク管理ツールを導入するメリット
多くのプロジェクトは専任のプロジェクトマネージャーによって管理されていますが、それはソフトウェアと同等のものであっても同様です。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを監督し、必要に応じてリソースをリダイレクトするのを助ける人かもしれませんが、プロジェクト管理アプリが触れているのはそれだけではありません。
プロジェクトに関わるあらゆる種類の人々が、割り当てられたタスクの進捗状況を更新するためにアプリを使用します。
例えば、指定されたタスクを確認したり、割り当てられたタスクに費やした時間を入力したりするために、プロジェクト管理アプリにチェックを入れます。従業員、請負業者、場合によってはクライアントもプロジェクト管理アプリを使って文書を共有したり、計画にサインオフしたりすることができます。
ベストケースのシナリオでは、すべてのマイルストーン、タスク、サブタスクは特定の担当者に割り当てられ、期限が与えられます。他のチームメンバーは、誰が何を担当しているのか、その人が予定通りに完了しているのか、その仕事についての疑問点があるのかを確認することができます。
さらに、計画されたイベントの連鎖のさらに下にいる人たちに、遅延の可能性があることを事前に警告することも可能となります。
また、チームメンバー全員のタスクリストを可視化することは、過労で遅れている人がいないかどうかを把握するのにも役立ちます。同僚が48時間以内に6つのタスクを割り当てられていることがわかれば、問題を発見し、締め切りが遅れる前に仕事を再配分することが容易になります。
例えば、ガントチャート（プロジェクト管理アプリによくある機能）を見ることで、マネージャーは誰が何をしているのか、様々なタスクがどのように関連しているのかを明確に把握することができます。それは誰もが利用可能なリソースをより効果的に使用するのに役立ちます。
プロジェクトには通常、プロジェクトとその部品の詳細な説明から視覚的なモックアップまで、さまざまなアセットがあります。プロジェクトチームの全員がこれらのアセットにアクセスする必要があり、プロジェクト管理アプリがその中心的な場所となります。
多くのプロジェクト管理ソリューションにはストレージスペースが含まれているため、チームのメンバーはワークスペースにファイルをアップロードすることができ、チームの全員がファイルを見て議論することができます。また、Box、Dropbox、Google Drive、OneDriveなどのサードパーティのオンラインストレージサービスに接続するオプションを備えているサービスも一般的です。
おすすめツール3選
Asana(アサナ)
公式Webサイト：https://asana.com/
AsanaはFacebookの共同創業者のダスティン・モスコヴィッツと元Googleエンジニアのジャスティン・ローゼンシュタインが立ち上げたタスク管理ツールです。
仕事の生産性を上げるために必要な機能が充実しています。チュートリアルが充実していることからITツールを使い慣れていない人からも好まれるようになりました。レイアウトも、ご紹介したリスト/カバン/カレンダーすべてに対応しています。
また、マルチデバイスに対応しておりWeb版はもちろんのこと、IOS/Andoroid版のアプリも出しているため、スマホでダウンロードして使用することが可能です。パソコンが開けない環境であっても、スマホ1つでタスク管理を閲覧・管理することができるのはかなりの利点です。
Asanaが他のプロジェクト管理ソフトウェアと区別できるのは、その柔軟性です。Asanaを使用して、進行中の作業と長期プロジェクトの両方を追跡したり、チームを調整したり、従業員全体にワークロードを分散したりできます。Asanaの幅広い外部ツールとの連携は、プラットフォームを会社のニーズに合わせて追加するのみで行うことができます。
Asana(アサナ)の料金プラン
料金プランは「Basic」「Premium」「Business」「Enterprise」に分かれています。
「Basic」ではAsanaを]共有できるメンバーが15人と限られています。
15人以上での開発やプロジェクトの規模の場合、Premiumプランがおすすめです。Premiumプランでは、高度な検索とレポート機能が追加される他、タイムラインという機能も使うことができます。
さらに高度な管理や、サポートを受けたい場合は、より高いグレードのプランを選択することをおすすめします。まずは無料プランを試してみて、実際に機能を拡張したいとなった際にはアップグレードしていくのが良いと思われます。
Backlog(バックログ)
公式Webサイト：https://backlog.com/ja/
Backlogはウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など様々な業種で使われています。タスク管理、バージョン管理、バグ追跡のためのオールインワンのオンラインプロジェクト管理ツールです。
Backlogは、プロジェクト管理の組織的なメリットとコード管理の能力と利便性を組み合わせて、大小の組織全体でチームのコラボレーションを強化します。作業を計画し、進捗を追跡し、コードの更新をバックログで直接リリースします。コア機能には、サブタスク、カスタムステータス、かんばんスタイルのボード、ガントチャート、バーンダウンチャート、Git＆SVN、wikiが含まれます。
Backlogはシンプルで直感的に使えるデザインが特長です。開発者はもちろん、マーケターやデザイナーなどのチームメンバー全員がすぐに使いこなせます。操作性が簡単なため、教育コストが低い点も魅力といえるでしょう。
また、Backlogでは、Backlog内でファイル共有が完結します。一つのプラットフォームでチームメンバーの作業状況をこまめに共有することで、プロジェクトを迅速に進めることができます。ファイル共有から課題に対してのチャットもできるなど、他のツールにはない利点といえます。
Backlog(バックログ)の料金プラン
料金体系は、一番低価格なスタータープランは2,400円～導入が可能です。30日間の無料お試し期間があるので、検討する際は実際に使用できるので安心です。
料金は少し高めですが、機能やデータ管理のしやすさ、教育コストなどを考慮すると悪くない料金と言えます。Backlogは小規模のプロジェクト管理よりも、中・大規模のプロジェクト管理に向いていると言えるでしょう。NTTドコモが全社1万人規模で利用していることも有名です。
中・大人数での業務を管理したい場合にはBacklogを考慮するのはいかがでしょうか？
Smartsheet(スマートシート)
公式Webサイト：https://jp.smartsheet.com/
プラットフォームなら、業務の共同作業、管理、およびレポート作成をリアルタイムで実施したり、ワークフローを自動化したり、新しいプロセスを大規模に展開したりすることができます。Smartsheetは、単なる生産性の向上やタスクを実行するためのアプリではありません。企業のさらなる業績実現の確かなサポート実績を持つ、エンドツーエンドの作業遂行プラットフォームです。
従来タイプの大半のスプレッドシートやタスク遂行アプリとは異なり、Smartsheetでは同じデータをさまざまに可視化してそれらを切り替えることが可能なため、さまざまなチームの仕事の遂行方法に対応することができます。
使いやすい構成にてデータを作成、編集、共有することができ、さらにそれらをグリッド ビュー、カード ビュー、プロジェクト ビューまたはカレンダー ビューなどに簡単に切り替えることが可能です。
Smartsheetの最大の利点は、EXCELに似ている形で使用ができる点です。EXCELライクに使える点はもちろんメリットとして挙げられ、加えて標準で用意されているテンプレートの豊富さが魅力です。ガントチャートなどもすぐに使える形で準備されているので一からフォーマットをつくる必要がないです。
Smartsheet(スマートシート)の料金プラン
エンタープライズとプレミアの2つのプランが用意されています。
それぞれ価格はお問い合わせとなります。小規模ビジネスでしたらエンタープライズ、中・大規模ビジネスでしたらプレミアの検討も良いでしょう。
EXCELになれているようでしたらこちらSmartsheetの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
また、30日間の無料お試し期間も用意されているので、まずは無料で導入してみることをおすすめします。
良い口コミ
Asana
UIがシンプルで、非常に使いやすいです。初めてプロジェクト管理ツールを使う人も、既存のツールの操作に慣れている人も、詰まることなく使うことができるUIを持っていると思います。プロジェクト管理に関するほぼ全てがAsanaで解決しています。連携ツールが豊富で、チームごとにプロジェクトの状態を可視化する活用が進んでいます。
Asanaですべてのプロジェクトを管理しています。Asanaがなければ現在進行中のプロジェクトの状況把握や割り当てられたタスクがどれなのかわかりません。プロジェクトの進行と管理全般に役立つツールです。無償利用でも十分に使用可能です。
Backlog
使いやすい。プロジェクト管理だけじゃなく、そこから生まれた知見をWikiにナレッジ化していけるのが気に入ってました。以前、業務委託先で使わせてもらっていました。もっと使い込んでみたかったツール。
Smartsheet
個別の細かいチケットでの期日設定とは別で大まかなタスクのスケジュールを見る際に活用しました。他のツールとどうしても二重管理になりがちなガントチャートですが、手軽で直感的に作成できるためその負荷を最低限に済ませることができました。
これまではスプレッドシートなどの表計算ソフトウェアを使用してガントチャートを作成していましたが、専用のアプリケーションを使用することで、作成から編集、共有まで速やかに実行できるようになりました。わずわらしさがなくなったので非常に快適に感じています。
悪い口コミ
Asana
何かしらのアクション時に、エフェクトが表示される。この点がモチベーションに繋がる場合もあるが、好みが分かれそう。このエフェクトをさらに増やす設定は可能だが、オフにする設定は見当たらないのが気になる。
Backlog
チケットの管理ツールとしてこれ以上求めるものもないので、取り立ててありません。強いて言えば、機能は提供されいているものの、自分担当の期限切れタスクに気付きにくい印象があります。
Smartsheet
Excelを知らずにこのツールからはいると、とても難しく感じてしまうとおもいます。どこになんの機能のボタンがレイアウトされているのかわかりにくいので、もう少しUIを改善いただけると良いと思います。
まとめ
いかがだったでしょうか。今回はおすすめのタスク管理ツールをご紹介しました。
ぜひこの機会に、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。最後までお読みいただきありがとうございました。
