請求書の作成や送付は手間と時間がかかります。毎回の郵送はランニングコストが極めて多く、効率面・コスト目から考えて良いものではありません。
そこで私はWeb請求書システム「MakeLeaps(メイクリープス)」のご紹介をします。この記事を読み、請求書システムの見直しをしていただければ幸いです。
Web請求書システムとは？
Web請求書システムとは、Web画面上で請求書を作成、またオンラインで送付や郵送の代行といった手段を選べるものや、販売管理システム等から連携して自動で作成できるものなど請求書作成作業の効率化に一役買うシステムサービスです。
請求書を作成する際の作業である、見積書、納品書、領収書、注文請書、支払明細書などの作成・送付にも対応しています。
請求書作成・送付は、取引先が多ければ多いほど時間と手間がかかります。毎回郵送している場合、印刷機のメンテナンス代や電気代・紙代・封筒や切手代なども必要です。
一般的に、Web請求書システムを導入していない場合では、専用フォーマットやテンプレートなどが使用されることも多い傾向です。
フォーマットやテンプレートがあれば、そのまま使えるので非常に便利ですが、枚数が増えれば手間がかかる点は変わりません。このような際、導入すると役立つのが「Web請求書システム」です。
Web請求書システムのメリット
常に最新のシステムを利用できる
Web請求書システムの大きなメリットです。独自のシステムを開発しようとすると、開発費用もランニングコストもアップデートも必要となりますが、Web請求書システムは月額使用料を支払うだけです。
また、即日導入ができ、クラウド上で完結するためかなりの費用対効果が高いです。
紙・切手などの節約
Web請求書システムを導入すると、紙・切手などの節約となります。ペーパーレスに繋がり、これまでかかっていたコスト削減や、保管スペースが必要なくなります。郵送をしていた場合は、人件費の削減にも繋がります。
ミスを減らせる
Web請求書システムを導入すると、これまで手動で行っていた経理面が自動化されます。よって業務の効率化、未発送や封筒の入れ忘れなどのミスが発生した場合の対応が迅速化します。
ミスがなくなるわけではありませんが、圧倒的ミスの確率を下げることができ、業務を効率化します。
常に最新のシステムを利用できる
Web請求書システムはクラウド上で完結するため、セキュリティや機能のバージョンはプラットフォームが最新であれば独自でアップデートする必要はありません。
これはセキュリティ面で大きくメリットであり、安心できます。
管理が楽になる
これは同上であり、パスワードさえ分かれば誰でも管理できます。セキュリティはプラットフォームが対策を行なっているため、気にせず安心して任せることができます。
Web請求書システムのデメリット
ランニングコスト
Web請求書システムの導入はメリットが大きいものの、デメリットも存在します。クラウド上で完結するため、ランニングコストがかかります。しかし、コストさえ支払いが可能であれば恩恵はかなり大きいです。
プラットフォームに依存する
メリットが大きいものの、万が一プラットフォームがセキュリティ面で犯された場合は、依存してしまうため対策できません。また、サイトが落ちたなどの場合も同様で、対策が不可能です。
取引先もシステムを導入してもらわなければならない
Web請求書システムを導入する際に、自社だけではなく取引先も導入をしてもらわなければなりません。紙媒体にこだわる取引先も存在するため、柔軟に対応できるように準備しておかなければなりません。
これらのように、Web請求書システムの導入にはメリット・デメリットが表裏一体に存在します。注意してから導入しなくてはいけません。次に、『MakeLeaps』を紹介していこうと思います。
MakeLeaps（メイクリープス）
主な機能
MakeLeaps(メイクリープス)とは、複数ユーザーが同時にアクセスでき、最新のデータを常に共有できるシステムです。
社内・社外問わず招待可能です。会計業務に必要な方とのデータ共有を素早く行うことができます。
また、Salesforce内で直接MakeLeapsの書類を作成、送付できるため、Salesforceの画面上で取引先ごとにいつどんな書類を送ったのかが確認でき、編集や再送もワンクリックで可能です。
特徴
- 「Salesforce」内で書類の作成・送付ができるSalesforce連携版あり
- バーチャル口座の発行で振込確認削減
- 承認・権限機能付きで発送前に書類をチェックし、誤発送を防止
料金プラン
個人プラン：
- 個人事業主やスタートアップ対象
- 500円〜/月額
- メンバー3名、取引先10社まで全書類タイプが作成管理可能。
法人プラン：
- 帳票周辺業務・経理を分業している中小企業、大手企業、またその事業部での導入をオススメ。
- オプション機能を除いた全機能利用可能。
- ※ユーザー、取引先上限なし。
- 基本料金は1ユーザー800円/月(税抜)
※ユーザー数50名以上、または取引先数1,000社以上となる場合はお問い合わせください。
※11社目以降の取引先金額は下記となります。(5社単位)
| 1社~10社 | 無料 |
| 11社~25社 | ¥80 |
| 26社~100社 | ¥70 |
| 101社~500社 | ¥60 |
| 501社~1,000社 | ¥50 |
| 1,001社~ | ※別途お見積もり |
オプション機能（法人プランのみ）
- バーチャル口座：3,000円/月額(税抜)
- メールドメイン指定：5,000円/月額(税抜)
- OBC商奉行連携：5,000円/月額(税抜)
- PCA商魂連携：5,000円/月額(税抜)
- OBC勘定奉行連携：5,000円/月額(税抜)
- PCA会計DX連携：5,000円/月額(税抜)
- PDF一括送付機能：1,000円/月額(税抜)
導入事例
以前は営業部に管理システム自体がなかったため、帳票のフォーマットも内容もバラバラだった。
MakeLeaps for Salesforceでは帳票に関わるデータ全てが連動する作りになっているので、全体が回るフローを実現でるように。カスタマイズもできるのでかゆいところに手がとどいた。
スキルアップ・ビデオテクノロジーズ株式会社 技術開発部 CSグ ループリーダー 杉山 慶恭
出典：『MakeLeaps』HP
案件と売上金額をより詳細に可視化していこうというのがSalesforceを導入したモチベーションだったのに、金額が正確に、タイムリーに案件に紐付けられなかったのが、MakeLeaps for Salesforceの導入で紐付けのみならず入金消込までSalesforce上で簡単にできるようになった。
行政書士法人GOAL 行政書士/副代表/社員行政書士 若林 哲平
出典：『MakeLeaps』HP
郵送作業は、MakeLeapsで７割自動化して時間効率は10倍に。
入金管理は、全ての銀行の口座状況が毎日MakeLeapsに自動で集約され、そこから請求書に直接消し込みできるので、非常に便利。
アユダンテ株式会社 代表取締役社長 安川 洋
出典：『MakeLeaps』HP
多言語に対応しているため、海外でも引き続き使えますし、現地の通貨や風習にあわせることも可能です。
海外では請求書に消費税がないことが多いですし、日本のようにきっちりとした納品書がないなど、ビジネス習慣も違うため、企業のグローバル化支援にMakeLeapsは力を発揮すると思いますよ！
株式会社インフォキュービック・ジャパン 代表取締役社長 山岸 ロハン
出典：『MakeLeaps』HP
MakeLeapsの良い口コミ
見積もり書から領収書まで書類の種類が豊富
見積り書からはじまり、発注書、注文請書、作業報告書、納品書、検収書、請求書、領収書と書類の種類が豊富です。
実際の利用に関しては、ほぼ見積もり書、請求書が作成できればよいことも多く、そういった場合かつ発行件数も少ない場合には無償プランでも利用可能な点がよいです。
書類の相互変換も可能なため、業務フローに従ってスムーズな書類発行が可能です。利用する書類の種類が多い場合にはより便利な機能なのではないかと想像します。
出典：https://www.itreview.jp/products/makeleaps/reviews/47447
ビジネスのアフターツール
このサービスの強みは、見積もり作成、納品書提出や入金管理まで、ミスを無くしつつ効率的にバックオフィスのタスクが完了可能な事です。
リモート環境でもクラウド経由で自動郵送まで出来ているため、非常に効率化で生産性も上がっています。
また、多言語対応なため取引先によっては別言語でのご要望があるため、柔軟に対応ができているため助かっています。
出典：https://www.itreview.jp/products/makeleaps/reviews/48617
Salesforce連携でボタン一つで請求書作成が可能
Salesforce連携版のMakeLeapsを利用していますが、ボタン一つでSalesforceの商談から情報を引用して見積書/請求書が作成可能、開発が必要でしたが、基本商談にさえ情報を入力していれば書類を作成できる仕様にできるので、作業の手間がほとんど発生しない。
SalesforceのWFとは別の簡易WFで承認が可能。SalesforceのWFを使わずに承認設定ができ、複数パターン設定できるようになっているので利便性が高い。
カスタマーサポートの対応が良い。チャットツールを使ってカスタマーサポートを行ってくれ、改修案も（採用されるとは限らないが）受け入れてくれる。最近利用したカスタマーサポートの中では一番対応が適切で、早い。
出典：https://www.itreview.jp/products/makeleaps/reviews/54651
悪い口コミ
一部取引先で定型以外の書類フォーマットの提出が求められているため、MakeLeaps外でのイレギュラー対応が発生してしまっているので、それも対応出来るようになったらいいな。
出典：https://www.itreview.jp/products/makeleaps/reviews/47447
Salesforce内での起動に少し時間がかかること。システムの仕様上仕方のないことかもしれないのですが、MakeLeaps起動時に多少の待ち時間が発生します。
機能拡張がまだまだ必要とは言え、まだまだ機能拡張ポイントがあるので、良くも悪くも要望をお伝えすると検討もしくはβ版の機能をリリースしてくださったりします。
出典：https://www.itreview.jp/products/makeleaps/reviews/54651
視覚的にはシンプルなUIではありますが、入力関連の画面は白い部分が多く、項目ごとの境界を含め多少わかりづらいようには感じます。
入力・設定蘭も配置・挙動含め煩雑な印象はあるため、操作に迷うことがあります。
横幅が広い画面においては、メニューが左寄せ、入力欄が中央寄せとなっているため、操作時の移動距離が長く、少々手間はかかります。
もう少しすっきりシンプルになるとより使いやすいように思います。
出典：https://www.itreview.jp/products/makeleaps/reviews/56575
最後に
いかがでしたでしょうか？今回はMakeLeaps(メイクリープス)をご紹介いたしました。
本記事をWeb請求システムを導入の参考にしていただければ幸いです。
