2020年現在、テレワーク、リモートワークがほとんどを占めた今、プロジェクト・チームの管理が必要となります。そこでタスク管理・プロジェクト管理ツールで効率化を図る企業が増えてきています。
他にも会議時間の削減や、戦略のスピードアップなど事例に上がっている実績は素晴らしく、たくさんあります。
しかし導入に失敗するチームも存在します。何が失敗・成功を左右するのか、それぞれのチーム、プロジェクトの特徴、例をまとめてみました。是非ご覧ください。
まだ導入してない？タスク管理ツール×テレワークで効率化
2020年は4月からたくさんの企業がテレワーク・リモートワークを取り入れました。情報通信業は予想通り多く導入されています。 営業、事務作業が多い金融業・保険業※1も多くテレワーク・リモートワーク導入が行われています。
しかし、金融業・保険業でさえも導入予定がいまだにない企業もあるは事実です。導入しない理由として挙げられているのは、「コミュニケーションを取る事が難しい※2」という回答で、割合は５５％上ります。
他にも、「勤怠時間の管理が難しい」などもありますが、ほとんど「社内コミュニケーション」による生産性の低下の懸念が挙げられています。
そこで私たちは、テレワーク・リモートワークのこれらの課題を解決し、生産性をむしろ上げたツールを事例と共に紹介したいと思います。
※1テレワーク「導入率」緊急調査結果
※2東京商工会議所による「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」
進歩管理時間80％減!?ツールの機能
プロジェクトをテレワークで進めていく場合、コミュニケーションの時間が全て文字になるため、タスク管理ツールは視覚的な操作でタスクを共有・管理できるようになっています。
操作はほとんど直感的なドラック＆ドロップ操作です。
簡単な操作であらゆるプロジェクトの進行状況が把握・管理でき、仕事を見える化します。期限の設定はもちろん、タイムラインを使って計画を立てれば全て変更・管理できます。
カレンダー共有機能でスケジュールの全体像も把握でき、もし穴や重複があった場合は簡単に見つける事ができます。
チームの仕事量も見える化し、管理でき、リアルタイムで仕事の進展状況を見れるため、リモート・テレワークだからといって心配はなく、むしろ生産性が向上している事例が多く見られます。
生産性が向上した事例と導入失敗例
Asana
事例１：シグマクシス
プロジェクト全体の進歩会議をなくし、チームリーダー6名で月24時間削減。1つのプロジェクトメンバーは30名ほど。
チームメンバーが増えるほど複雑となるため、コミュニケーションの時間短縮、進歩の見える化によって会議時間が大幅短縮できた。
事例２：G2
年間目標達成速度が2倍。従業員数は250名以上。ミーティング時間を4半期あたり180時間節約に成功。
また、チームのプロセスとワークフローを最適化し、キャンペーンを2倍早くローンチすることにも成功。
事例３：SOCIAL DRIVER
２倍以上のクライアントにサービス提供。プロジェクトマネージャーは3.5倍以上管理可能。毎週の会議時間75％削減。
事例４：FIRECLAY TILE
ブランド認知力4倍向上。マーケティングアクティビティ2倍増加。メールや会議の時間50時間短縮。キャンペーン計画時間50％削減。
戦略から実行までAsanaで全て管理し、非効率なものは全て削減。情報を手作業ではなくリアルタイムのアクティビティや進歩で上層部へ報告効率化。
これらのようにタスク管理ツールによって、人が多ければ多いほど複雑化するプロジェクトをまとめあげたり、見える化によって効率化を図ったりする事が可能となります。
タスク管理ツール導入に向かないチーム・プロジェクト、失敗例
しかしか成功している人達の裏には失敗している人たちも存在します。その失敗はなぜ起きるのか、また、ツールの導入に合わないチームの特徴は次の通りです。
- 計画やゴールが明確でない
ゴールや計画が明確で無い場合、タスクが成り立ちません。ゴール・計画のためのタスクであるため、成功は難しいです。 - そもそもタスクやスケジュールの管理ができていない
これはそもそも何を管理するためにツールを入れるのか分からなくなります。スケジュールの管理は徹底してチームで行わなければなりません。 - チームメンバー間でのコミュニケーションが取れていない
テレワークでコミュニケーションが取りにくいという懸念は、そもそも普段のコミュニケーションからできてない場合が多いです。しっかりコミュニケーションが取れなければなりません。 - ツールの導入が目的となり、効率化が目的となっていない
目的はタスクを管理し、効率化を目指す事です。順序が逆にならないように注意してください。 - プロジェクトに必要な作業量を把握できていない
タスク管理ツールをうまく使うためにはしっかりとした計画が必要です。ゴールのためのスモールゴールをタスクと考え、因数分解しましょう。
タスク・プロジェクト管理ツールを使用するには、明確なゴールと管理能力が必要です。これらの1つでも欠けてはいけません。
おすすめタスク管理ツール
Asana
便利で直感的にわかりやすいUI/UXのチームの仕事を視覚的に管理です。
Slack, Dropcox, GoogleDrive, GoogleCalenderなど100種類以上と連携が可能。
事例がたくさんあり、世界から愛されているタスク管理ツールです。ワークロード機能によってチーム全体の仕事量が線で可視化できます。
テレワークでは仕事量を監視できるという点で大企業からベンチャー、そして様々な団体から愛されています。
連携サービスが充実しており、様々なツールを用いてプロジェクトを効率化します。これまでのExcel作業がAsana連携となり効率化した例はたくさん見受けられます。
良い口コミ
仕事の生産性を向上させるという点では、最高のソフトウェアと言っても過言ではありません。
私たちのマーケティングチームは、より効果的に仕事を計画し、シームレスにコラボレーションし、95%の時間で仕事を納品することができるようになりましたが、その多くはプロジェクトを保存するスペース（Asana）のおかげだと思います。
確かに、似たような機能を持つプロジェクト管理ツールは他にもあるが、このアプリは毎朝ログインするのが楽しくなるようなスペースを作ってくれた。
特に、新しく追加された感謝の言葉はとても甘く、より早くタスクを完了させたり、同じように仕事をしている他のチームメンバーを祝福してくれる。
私のお気に入りの使い方としては、コンテンツカレンダーとしてAsanaを使ったり、四半期ごとのプロジェクトに取り組んだり、複数のチームと協力しながらプロジェクトを管理したり、共同作業をしたりしています。
Asanaは、ワークマネジメントのための業界をリードするソリューションであることは明らかです。
同社のビジョンと戦略は明確に定義されており、ここ数年のツールの進化は、「少ない労力で最大の結果を」という市場の需要をサポートしています。
私は7年以上Asanaを使用していますが、彼らは継続的にプラットフォームの価値を示し続けています。インターフェイスは非常に直感的でありながら、豊富な機能を備えたユーザーエクスペリエンスのおかげでパワフルなものになっています。
他のプラットフォームでは、一般的な機能について拡張オプションを提供している場合がありますが、Asanaは一貫性のある信頼性の高いエクスペリエンスを提供することで、これらの制限を補っています。
最後になりましたが、Asanaチームについては、これ以上言い尽くせません。電話番号がなくても、様々な方法でサポート担当者と連絡を取ることができます。
素晴らしいサイト
あらゆるビジネスやチーム連携の開発に最適なタスクマネージャーです。清潔で流動的なインターフェイスは、コンピュータでもモバイルでも使用できます。
サービスの質の高さに比べれば、やや高いが妥当な価格であることを除けば、報告すべき欠点はありません。)
様々なプロジェクトを管理するためのシンプルでパワフルなツールです。クリックするだけでカンバンからリスト表示、カレンダー表示に切り替えられるのはありがたいです。
また、マーケティングに必要なテンプレートもいくつか用意されています。
タスクを特定するために長いメールを読んだり読み直したりする必要がなくなったことに感謝しています。
私は何年も無料ユーザーとしてAsanaを使用していますが、個人的なプロジェクトや他の組織のためにも使用しています。
アカウントをリンクできるのも気に入っていますが、すべてのワークスペースにまたがるすべてのタスクの個人的な概要を見ることができれば、もっと嬉しいです。
プレミアム機能がシングルユーザー向けに提供されていたら、もっとお金を払いたいと思っていましたが、そうではないので、購入したいという誘惑はあまり感じず、無料のAsanaを使うことにしています。
学習曲線が少しあり、特定のプロジェクトをセットアップして人々を参加させるための最良の方法を見つけるのに時間がかかることがありますが、特定のプロジェクトの数サイクル後には、それはそれで十分に価値があります。
私は、もはやメールの連鎖を繰り返して、インラインの応答を読み、それぞれのメールのすべてのポイントに行動したかどうかを確認しようとする必要がないことを愛しています。
会話に集中できるタスクで一つ一つのことを維持するのは素晴らしいことです。アプリも改善されている、サイトが速くなった、などなど。
悪い口コミ
私はアサナにサインアップして、数週間使用して、良いプラットフォームだと思っていました。
しかし私たちは誤って12ヶ月間にサインアップしていたので、返金を試みようとサポートセンターに連絡してみましたが、「我々は年間プランを返金しない」という説明を受けました。
その後、Asanaのカスタマーサービスは対応するのに7日もかけて回答してきました。
彼らは返金しようとしなかった。2ヶ月間の無料使用期間、いらなかったわ。
私たちの会社に最も適したソフトを決めるために、いくつかのオプションと一緒にAsanaを試すため、サインアップしました。
実際にはAsanaを気に入っていたのですが、他のオプションの方が使いやすく、退めました。Asanaのアカウントを削除しようとしましたが、アカウントの設定にはそのような方法はありませんでした。
コミュニティフォーラムの投稿にあるサポートの返信には、退会できないので、カスタマーサポートに連絡する必要があるとのべられています。
そこで私はカスタマーサポートに連絡し、アカウントとデータの削除を依頼しました。私の要求を無視して彼らは無料版を持っていると言ってきました。
私は具体的に私たちのアカウントとデータの削除を要求するために彼らに連絡しましたが、彼らは私を無視したので、これはルールに反すると思います。
最もイライラして時間のかかるカスタマーサービスでした。
Asanaはあなたが問題を抱えている場合に呼び出すための電話番号を持っていないし、1つの小さな問題を解決するために、2日以上にわたって前後に電子メール（電子メールごとに新しい人）を取った。
彼らはあなたに間違った金額を請求し、あなたに話を避けるようにしようとします。時間の大きな無駄遣い
もう何年もAsanaを使ってきましたが、最近になってPremiumにアップグレードすることにしました。
ワークスペースと組織のタクソノミの問題で複雑になっていたので、カスタマーサポートを利用しなければなりませんでした。
しかし、ここの他のレビューにあるように、その旅は役に立たない。私は今、応答を1週間待っています。
私の唯一のコミュニケーションを維持する方法は、24時間に一度の電子メールへの応答で十分に満足しているように見える彼らの営業チームを介してです。
このようなプラットフォームは、真剣に使用する場合は、ある程度のカスタマーサポートが必要になるでしょう。
そのように役に立たないという事実は、よく知っているはずの組織のための深刻なハンディキャップです。
私はTrustPilotでこれらのレビューを見つけていたら、私は彼らと一緒に始めたことはなかったでしょう。
今までで最悪の顧客サービスの1つ。
プラットフォームは使用可能ですが、かなり高価です。
しかし、カスタマーサービスと連絡を取ろうとすると、迷惑行為として扱われることを覚悟してください。
電話でのサポートはなく、チケットへの返信には何日もかかります（有料の顧客であるにもかかわらず）
内部プロセスは、1つの部門が販売に連絡するように指示するのに対し、販売はサポートなどに連絡するように指示するように、完全に場所から外れているように見えます。非常にイライラする。
