新型コロナウイルスの被害拡大により、在宅勤務(テレワーク)を開始した企業様が増えているようです。
在宅勤務をするにあたって問題となったことが「紙書類」の扱いについてです。
FAXでのやりとりや請求書の印刷や郵送など、普段から様々な場面で紙書類が活躍していると思います。
そこで今回はこれからの時代に不可欠であるペーパーレス化を手助けするツールについてご紹介します！
紙の書類が手放せない不動産業界の方々や伝統的な文化を重んじる企業の方々、会社規模が大きすぎてテレワークを実施できないと悩んでいる方にはぜひご覧いただければと思います。
働き方改革の本質とは？
もともとは、労働力不足や少子化などの問題を背景に、その解決策の一つとして働き方を見直す動きが政府主導で始まりました。
昔から「日本人は働きすぎ」と言われていましたから、長時間労働を是正(残業削減など)して労働環境を改善しようとなってきています。
更にここ数年、採用の売り手市場が続き企業が思うように人材を確保できない状況が重なって、採用戦略の一環として職場の魅力を高めるために働き方改革に取り組む企業が増えてきました。
テレビのニュースなどでも、そういった話題が取り上げられるようになり、求職者が興味・関心を持つようになってきたという流れが起きています。
働き方改革というと「労働者のワークライフバランスを改善する」といった文脈で語られることが多いですが、本質はそこではありません。
労働者1人あたりの生産性をアップさせなければ日本が現在の経済規模を維持することができないのです。
労働人口が減り続ける中で、社会保障費は逆に増える一方ですので、労働者1人あたりのGDPを倍ぐらいにしなければ経済を維持することができなくなるといわれています。
現状としては、従業員数が多い大企業が積極的に進めており、従業員数が少ない中堅企業・中小企業にはまだそこまでは浸透していない状況です。
業界で見ると職場環境や自由な風土があるIT系企業は取り組みやすいといわれています。
また、小売・サービス業などもシフトを組めば労働時間を調整しやすいため、積極的に取り組んでいる企業が多いような印象です。
書類電子化によって何が変わる？メリット3つ
それでは、書類の電子化によって具体的に何が変わるのかをご説明していきます。
紙の印刷・保管コストを削減できる
紙媒体で書類を管理していると、データを紙にするため、コストがかかります。
用紙・インクなどの物品費、プリンターなどがそれにあたりますが、この他にも、書類をしまうスペースのコストもかかります。
そこで、書類のデータ化をすると、これらの手間・コストは削減でき、さらに書類の保管に使われているキャビネットなどが不要になるため、スペースの有効利用も進みます。
書類の検索を効率化できる
過去の資料から調べものをする際に、目的の書類を見つけ出し必要な情報を探し出すことは、時間がかかる作業なので、電子化することでキーワードなどから素早く情報を探せるようにしておくことが重要です。
長期保存に便利
最後に、書類の劣化・紛失を防げる点です経年変化で変色、劣化したりすることもなく、文字が読み取りにくくなることもないため、長期間保存するものに関しては電子化は有効であるといえます。
書類電子化のデメリット3つ
上記のメリットだけではなく注意することもあります。
今までのやり方が変わることによる労力
書類の電子化によって業務のやり方が変わってしまったり、新しい手順を覚えたり、慣れたやり方を捨てたりしなければならないため、現場の反発が起こる可能性も考えられます。
紙と比べた時に見づらい
また、紙に比べて見づらくなる場合があるため、一覧にして見せる際にはレイアウトを工夫するなどして対策を立てる必要があります。
保存方法に気を付ける必要がある
また、書類を電子化する際に、遵守しなくてはならない法律があるため、そちらも必ず確認しておきましょう。
一つ目が、「e-文書法」です。「e-文書法」とは、紙(書面)での保存が義務付けられていた文書に対し、電子データによる保存を可能とする法律です。
e-文書法の対象は保存の義務がある全ての書類であり、具体的に法人税法、商法、証券取引法、会社法などで、紙で原本を保存しなくてはならないと決められている全ての書類が対象になります。
また、電子データは見読性、完全性、機密性、検索性の四つの要件に沿って保存する必要があるとしており、これらを意識しながら作業を行う必要があります。
もう一つが電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法などの特例に関する法律」であり、国税関連書類を電子データで保存することに関する法律です。
電子帳簿保存法で保存を規定する書類は、契約書や請求書、領収書、見積書、注文書など、国税関係の帳簿書類となります。
また、電子帳簿保存法でも、真実性、可視性の確保を行わなければなりません。
不動産業界のIT導入の現状
2019年10月1日から国土交通省によって賃貸取引における重要事項説明書等の電子書面交付に関する社会実験が開始されました。
いよいよ、不動産関連の文書のやり取りをネット経由で行える時代の到来です。
すでに米国では、不動産の賃貸契約だけでなく、売買契約でさえオンラインで全契約の９割以上のやり取りが終えられる時代ですが、現状として日本の導入はさほど広まってはいません。
しかし、「IT重説」に続く規制緩和により、導入が進もうとしています。
「IT重説」とは、ITを活用した重要事項説明の実施であり、IT導入によって手続きの簡略化を進めようという取り組みです。
これまで宅地建物取引士による「重要事項説明」は、必ず対面で行うことが義務付けられていました。
しかし、2013年から政府が推し進めているビジネスにおける「IT活用」の中で、不動産業界ではそれまでの規制を緩和し、オンラインシステムを利用した「非対面」での説明を実施するための施策が練られてきたのです。
必見！オススメ電子化ツール紹介
これらの書類電子化の効果を踏まえたうえで、おすすめのツールをご紹介していきます。
ABBYY Mobile Capture
「ABBYY Mobile Capture」はプレミアムな書類のモバイルキャプチャとデバイス上のテキスト認識を行うツールです。
セルフサービスで行う後続の文書の処理にかかる手間が不要になり、リテンションレート(顧客維持率)の上昇につながります。
IDカードやパスポートなどの身分証明証にモバイル端末をかざすような簡単な作業だけで、顧客情報を企業内システムに取り込むことができます。
例えば、 銀行や証券、保険会社などの金融機関の新規クライアントやホテルなどの新規顧客の登録の際に、安心なサポートを提供することで、作業はますます効率化し働き方改革につなげることができます。
また、63言語のテキスト認識に対応していたり、道路標識やナンバープレートのような対象物からも簡単にテキストがキャプチャできてしまいます。
そして、Cordova、React Native、またはXamarin用のプラグインを使用し、画像とデータキャプチャを多様なモバイルプラットフォームのアプリケーションに統合することが可能になるため、仕事の生産性が大幅に良くなることが期待できます。
不動産業ではあらゆる場所で書類を用意する必要があるため、 Mobile Captureのモバイルアプリは外出先でも重宝しそうです。
IMAoS
「IMAoS」は、不動産賃貸業向けの電子署名サービスです。
不動産賃貸業に従事する方々の声を元にシステムの画面や機能を構築し、使い方を研究しており、ヘルプデスクは宅地建物取引士の有資格者が対応しますので、不動産業の方は安心してご利用できると思います。
機能としては、スマホでスピード署名ができたり、日本のビジネスに適合しているので日本独自の税務対応もスムーズに行えます。
入居者は印鑑を持参しなくても契約書への電子署名が行えますし、契約を行う場所と時間を選ばないのでとても便利です。コストダウンや業務スピードの改善による働き方改革も見込めるツールになっています。
リーテックスデジタル契約
「リーテックスデジタル契約」 は、他の電子契約サービスとは一線を画すほどの安全性を誇る電子契約システムです。
犯罪収益移転防止法に準拠し、厳しい本人確認を実施するため、が取引関係に本人以外の人物や反社会的勢力が介入するのを未然に防具ことができます。
電子契約による印紙税の節約はもちろん、金額入力でどのくらい節約できたのか管理画面で確認でき、ペーパーレス化による効果を実感しやすいツールとなっています。
無料プランもあるため、気軽にご利用可能です。
NINJA SIGN
「NINJA SIGN」は、契約書作成からレビュー、締結、管理までクラウド上で行える電子契約システムです。
締結した契約書をクラウドで保管し、レビューを含め複雑なやり取りを可視化して一元管理できます。
そのため、ペーパーレス化につながりコスト削減や生産性の向上に繋がります。
紙の請求書もPDF化してアップロード可能なので、根強く紙書類の文化が残る不動産業界にはもってこいのツールです。
また、テンプレートの修正も簡単であったり、タイムスタンプで信頼度の高い安心のセキュリティ体制があるため、不動産会社の信頼性の向上に寄与します。
ドキュサイン
「ドキュサイン」は、世界でもっとも使われている申請や著名捺印を電子化してペーパーレス化できる電子署名サービスです。
ドキュサインの電子署名のインフラストラクチャは、99.99%の可用性を一貫して実現しているため、メンテナンスによる利用不可な時間はありません。
世界基準の厳しいセキュリティ基準を満たす高機能を備えているうえに、契約や合意にかかる時間やコストを削減可能なのでお客様とのコミュニケーションが円滑になり良好な関係が築けると思います。
また、30日間無料トライアルを実施しており法人向けサービスも利用できるため、実際の使用感を試してから導入が行えますので安心です。
良い口コミ
DocuSignのおかげで生活が楽になりました。DocuSignのおかげで、特に今回のパンデミックの時には生活が楽になりました。
精度と利便性を企業や顧客に提供している点が気に入っています。
参照：https://www.trustpilot.com/review/docusign.com?languages=all&stars=5
私はDocuSignが大好きです!今までは、すべて手書きで書いてもらっていました。特にCOVID19になってからは、これがビジネスにとって最高のものになりました!
私の介護者はこれが大好きで、頻繁にオフィスに来る必要がないのが気に入っています。
私の介護者はこれを絶対に気に入っていて、そんなに頻繁にオフィスに来る必要がないのが気に入っています。これは正直言って、作成された最高のものになっています。
アクセスがとても簡単です。私の退職した、高齢の介護者のいくつかでさえ、これを把握することができ、それはとても素晴らしいです。
すべての雇用者がこれを持つべきです。これで人生が10倍楽になりました。私たちは皆、職場でのストレスを減らすことができることを知っています。
DocuSignを使うことで、多くの問題を解決しています。DocuSignを使うことで、全従業員がどこでも自分の携帯電話やパソコンで書類に署名することができるようになりました。
ガソリン代を節約したり、オフィスでの時間を節約したりしています。
これは本当に人生の救世主であり、もっと早く使い始めていればよかったと思っています。私は永遠にDocuSignを使い続けるでしょう。
悪い口コミ
私は約5年間、月額20ドル（年間240ドル）でDocuSignを利用していました。2020年6月に更新しました。新しい料金は$300.00でした。
私のアカウントについて何かが変わるとは言われませんでした。8月26日までに、署名のために出した書類の数で300ドルを使い切ってしまったことを知らされました。
この5年間、私の使い道は変わっていません。
なんという詐欺でしょう。私が助けを求めて電話しても、知的な人は一人もいませんでした。
その後、失礼な女性が電話に出て、私は年のために正しく請求されていなかったことを言った(総ジョーク)。
彼らは完全に彼らの条件を変更しました-通常よりも高いレートで私の更新を取った後、私は私のクレジットカード会社との変更を争うことを余儀なくされました。
これは、忠実な顧客の顔に完全な平手打ちだった。
参照：https://www.trustpilot.com/reviews/5f517ec402e8570814ff93fe
彼らにはスケーラブルではない隠れた料金がたくさんあり、販売プロセスの中で私たちがそれについて尋ねたにもかかわらず、隠していました。
特にスタートアップの場合は、Docusignを利用しないでください。契約が終わったらすぐにAdobeかHello-signに戻ると思います。
私たちはDocusignを購入しましたが、G2クラウドでこの点についてのレビューを見たことがあり、Hellosignの営業担当者がこの点を指摘していたので、隠れた料金について質問しました。
私たちは、Docusignの営業担当者に、Salesforceとの統合のために注意すべき追加料金があるかどうかを具体的に尋ねましたが、彼らはノーと答えました。
これは明らかにそうではないことが判明しました。
言うまでもなく、プロジェクトの統合を開始して2週間後には、Docusignのドキュメントが古く、新たな隠れた料金やゲートがあることがわかり、期待していたことができなくなってしまいました。
Docusignを購入したのは、私たちがより良いスケールで拡張できると思っていたからで、より高い価格を支払っても構わないと思っていたのですが、それは非常に間違っていました。
この経験はひどいものでした(Hellosignから乗り換えました)
参照：https://www.g2.com/products/docusign/reviews/docusign-review-4315347
まとめ
今回は書類の電子化について、メリットとデメリット、ツールをご紹介しました。ぜひ書類を電子化する際に参考にしてみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
