「DX」この言葉は今年すさまじ勢いで、世の中で飛び交っています。さらには、コロナウィルスの影響でリモートワークやテレワークが増え、どの企業でもDX化が叫ばれているのではないでしょうか。
今回は、どの企業にも必ず存在する業務である経費精算。この経費精算における業務効率化の課題はほとんどの企業に当てはまるのではないかなと思います。
そんなどの企業でも存在する経費精算における業務改善の導入事例を通して具体的に見ていきたいと思います。
経費精算業務システムとは？
経費精算システムは今まで紙を中心に行っていた経費精算データをクラウド上で1つのデータベースにまとめて一元管理できるシステムです。
また、データの自動入力や、自動入金、申請や承認における円滑なプロセス、会計ツールとの連携などを実現し、従来経費精算にかけていた業務時間を削減したり、入力ミスなどをなくすことのできるシステムです。
経費精算をご検討している際は、無料期間があるものもありますので、まずは無料期間を使って試してみることをお勧めします。
経費精算システムを使って業務改善・業務効率化
業務改善・業務効率化を考えたとき、どこから手を付けていこうか迷ったとき、一番最初に取り組むことが多い経費精算部門。
レシピカマガジンでは、企業のDX化特集としてインタビューを行っています。その中でも、どの業種、規模においても必ずと言える程導入しているのが、経費精算ツールです。
経理業務は、仕入れから営業の交通費精算、従業員の給与計算など、お金にまつわる業務を行います。業務としては単純なものが多い印象です。
しかし、エクセルにあるデータから必要なデータを取り出して、まとめ用データに記入したり、はたまたバックアップのためにもう一度同じ作業をしたりなど、単純作業を繰り返し行っている企業がまだまだ多くあります。
そんな企業は必ず経費精算ツールを導入すべきと言えるでしょう。経理業務の改善として経費精算ツールを導入し、今まで3回書き写していた作業を1回に、つまり3分の１にまとめることができた企業などもあります。
もし、まだ改善ができていないのでしたら、ぜひ導入事例を参考にし導入を検討してみてください。
導入事例
今回は、経費精算ツールを導入している企業3つの事例について見ていきます。導入背景や、使い方、課題達成などについて見ていきたいと思います。
実際の導入されている企業の経験をもとに自社の導入の参考になるところもあるかと思います。ぜひ最後までお読みください。
ジョブカン経費精算を使って、9000時間削減に成功！
ディップ株式会社（従業員数：2000～3000人 業種：インターネットによる求人情報サービス）
導入背景
もともとディップでは別の経費精算システムを使っていました。
ただ導入から時間が経っていて、営業が求めているICカードで交通費精算できる機能が実装される見込みがなかったため、リプレイスを検討することになりました。
今までのシステムでは営業が移動した駅の区間や金額を手打ちして申請していたのですが、申請書を作成するだけでも多くの時間がかかってしまいます。
無駄な作業時間を削減し営業活動に集中してもらうため、ICカードから交通費情報を読み込めるシステムを導入しました。
使用方法
導入背景にあった経費精算と、稟議など社内の申請管理に使っています。
経費精算は、ICカードの情報を読み取るため用の機械を各オフィスに最低1台、人数が多いオフィスには4台ぐらい置いて、ICカードを読み取れる体制を作ってます。
稟議は、お金をなにかに使うときは「これぐらいお金を使います」と会社に申請するので、それの案件の管理に使ったりしています。
また、以前は稟議をあげたあとに改めて購買システムで購入依頼どを行わないといけなかったのですが、ジョブカンと購買システムのデータ連携をすることによって、二重で申請する手間を無くす取り組みをしています。
課題達成
営業が移動した履歴と交通費の金額を手で打って申請する必要がなくなり、平均で営業職1名あたり一ヶ月約30分ぐらいの効果が出ています。年間に直すと9,000時間ぐらいになりました。
良かった点
検索性が良いです。過去に使っていたシステムが、検索するのに時間がかかったり、一覧性が良くないという問題を抱えていたので、そういった点が素晴らしいと思います。
権限の管理も、代理申請や代理承認の設定が簡単に連携できて良いと思います。また、人事システムとAPI連携させているので、人員異動の更新が自動でできています。
悪かった点
申請案件の内容のAPI連携ができず、CSVとRPAで連携させているので、はやくAPI連携ができるようになってほしいなと期待しています。
会計freeeを使って2度手間の作業を1度で済むように業務改善
ベイラインエクスプレス株式会社（従業員数：50～100人 業種：高速バス事業）
導入背景
最初はJDLとかいろんな会計ソフトを使ってたんですけど、やっぱりPCにインストールをしないといけない状態だったんですね。
会計freeeであればネット環境が整っていればどこでも確認ができるという点や、操作性が良かった点、自動経理・自動仕分けを覚えてもらって、この金額のここの引き落とし先だったら、この項目ですっていうのを自動に仕分けしてくれるようになっていたので、口数が減るなという形で導入しました。
使用方法
今は、人事労務freeeとも連携しました。前までは、会計freeeだけで、給与計算は違うソフトでやって、会計の仕分けは別でやるという形でした。
しかし、今回人事労務freeeを導入して、給与計算すると会計freeeと連動するので、給与の仕分けをする必要が無くなりました。
課題達成
前までだったら、会計ソフト＋エクセルの表を使いながら、過不足ないかとか、入力漏れがないかとかやっていましたけど、そういった業務がなくなりました。
一発で可視化されて、グラフ上にも出るので、すごく分かりやすくなりました。自分で仕分けを打っておきながらさらにexcelまで作っていたので、この手間がなくなりました。
良かった点
とにかく工数が削減されてるって言うのと、今までは銀行振込の未払金一覧とかも会計ソフト見ながらExcel作って、そのExcelを見ながら銀行の振込をネットバンキングで打ち込んでいました。
2回手打ちがあるので、ミスする可能性があった。それが、会計freeeで打ったものがそのままCSVで吐き出されてネットバンキングで読み込まれるようになり、ミスがなくなった。
2回転記する必要もなくなったという点です。
悪かった点
特に今のところないですね。
jinjerを使って経費精算や、勤怠管理を統一して管理
株式会社ULTRA（従業員数：10～30人 業種：IT）
導入背景
グループ会社であるネオキャリアが自社サービスとしてありますので、そちらを使っているという状況です。
使用方法
現状、勤怠ツールと経費の精算を連携していこうと考えています。現在、自社で作成しているプリペイドカードとともに連携して、使って行きたいとグループ会社としても考えています。
課題達成
どんな状況かでも勤怠管理がしやすくて、会社で出勤しようが、在宅で業務しても勤怠管理としてはどこの場所でもアクセスできて、そこは非常に管理しやすくなったということですね。
あとは、承認がとてもしやすいのでそこの点においてとても良かったかなと思っています。
良かった点
自社のサービスなので、管理がとてもしやすいのでそこはとても良いかなと思っています。
悪かった点
まだ経費精算を含めて、全部がシームレスに100％連携されている状況ではないので、そこは今後改善されていくところなのかなと思っています。
プロダクト紹介
本記事で登場したSaaSについて、ご紹介していきたいと思います。
ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は、交通費・出張旅費等のあらゆる経費精算に対応したクラウド型システムです。
経費精算の申請・承認作業はもちろん、仕訳・振込データの自動作成も可能。導入は最短5分で完了するほど、短時間での導入を売りにしています。
経費精算・経理業務を大幅に改善、効率化することができるシステムとなっています。
また、ジョブカンは、経費精算以外にも勤怠管理や、採用管理、労務管理、給与計算などHR領域における様々なプロダクトを創出しています。
各プロダクトをジョブカンに統一することによって、親和性の高さから連携のしやすさなどの恩恵を受けることができます。一度ご検討してみることをお勧めします。
会計freee
freeeを導入すると以下のようなことができるようになります。
1.経理を自動化にすることができます。
記帳作業の大幅な自動化によって、自動で経理をより楽にすることができます。
使用しているユーザーの８割が業務時間を1/2以下に短縮することができるという声もたくさんありました。
会計freeeを導入してから３か月分の処理が3時間程度でできました。
2.業務全体を効率化
会計freeeはただの会計ソフトではなく、経理のあらゆる業務をオールインワンで、より効率をアップすることができます。
支払管理、経費精算、入金管理、請求書発行など、経理に関わる業務を、会計freeeに一元化。会計freee導入して平均21万円のコストを削減実績もありました。
3.経営状況を見える化
売上利益の詳細分析など、見たいと思った瞬間に いつでも数字を確認できます。会計freeeを導入してから毎月レポートを見ている法人様は、売上が前年比+30%
jinjer
jinjerとは企業で別々に管理されていた人事データを一元管理するための人事クラウドシステムです。
人事管理、勤怠管理、経費管理など違うシステムで管理していたデータを一つのプラットフォームに集約することで業務効率を改善します。
機能として、打刻、自動集計、ワークフロー（申請・承認）、シフト管理、有給管理、予実管理など様々なことが可能です。業界内でも知名度が高く、導入している企業が多いツールとなります。
経費精算システムは絶対に導入するべき
様々な企業様をインタビューをして思ったことは、経費精算システムは必ず導入するべきだということです。理由は、どの業種・規模に関わらず必ず発生している業務だからです。
経費精算というのは、ある意味やりたくなくてもやらなければいけない企業の義務です。
絶対的にある業務をまず効率化することで、今まで以上に他の事に手が回せたり、機械的な作業の削減に繋がりクリエイティブな作業に時間を多くとることが可能となります。
今まで、エクセルや紙ベースで記入していた業務をやらなくてよくなったり、良いことしかありません。
業務改善や、DX化の取り組みを行いたいけど迷っているという方は、まずは経理精算システムを導入してみるのが良いのではないかなと思います。
